Assistant Administratif
il y a 1 semaine
**Statut** : Employé de l'État
**Qui recrute ?**:
Office national de l'accueil (ONA)
**Missions**:
- Assister à l'organisation quotidienne des tâches;
- Préparer l'organisation pratique de réunions, manifestations, conférences, etc.;
- Élaborer un planning d'organisation, convoquer les parties concernées, réserver les locaux et veiller à l'équipement adéquat des locaux;
- Garantir une assistance pour les unités organisationnelles;
- Assurer une assistance au niveau de l'accueil physique et téléphonique;
- Assurer une assistance au niveau du service courrier;
- Gérer des données et la documentation;
- Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées;
- Tenir à jour des données et des bases de données;
- Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
- Préparer les dossiers en relation avec la matière à traiter;
- Gérer le suivi du dossier, gérer la qualité des dossiers, classer et/ou transférer des documents;
- Assurer la documentation et l'archivage;
- Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles;
- Faire un reporting régulier au responsable direct.
- Missions spécifiques:
- Validation et vérification de factures;
- Contribuer à la rédaction de rapports de réunions et à l’élaboration de procédures internes;
- Préparation de documents administratifs (engagement unilatéral relatif à l’hébergement temporaire de clients, certificat d’hébergement, règlement d’ordre intérieur, etc.);
- Faire le suivi administratif des documents dans le cadre de procédures internes de gestion.
**Profil**:
**Compétences techniques**
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles;
- Organiser son travail par rapport aux exigences de la hiérarchie ou des priorités définies;
- Maîtriser parfaitement les langues luxembourgeoise, française et anglaise;
- Savoir travailler avec les outils Microsoft Office.
**Compétences comportementales**
- Faire preuve de conscience professionnelle et avoir le sens de l’organisation et des responsabilités;
- Être polyvalent et flexible;
- Faire preuve d'empathie;
- Avoir le sens prononcé du contact humain et de la communication;
- Disposer de capacités en organisation, coordination et gestion;
- Savoir travailler en équipe et de façon autonome;
- Être flexible et ouvert aux changements;
- Être capable de se remettre en question.
**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**
Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.
**Diplômes**
Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.
**Langues**
Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.
**Nationalité**
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.
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Legal and Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Kirchberg, Luxembourg Unsworth & Associates Temps pleinWe are an international group specialized in the management of companies, based in Luxembourg since 1999. Our clients are mainly blue chip multi-national corporations in various economic sectors. In order to accompany our expansion and the success of our clients, we are currently looking for: **1 Legal and administrative assistant f**luent in English...
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Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Département de l’Aménagement du territoire auprès du ministère du Logement et de l'Aménagement du territoire **Missions**: - Apporter un support administratif journalier efficace et efficient à la division « Stratégie et prospective territoriales ». - Rôles et tâches: - Gérer...
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Junior Personal Assistant
il y a 1 semaine
Kirchberg, Luxembourg Select Luxembourg Temps plein**Organisation and department description** Our client is an international law firm located in Kirchberg **Job description** Facing a constant growth, Select has been mandated to recruit a Junior Personal Assistant to Managing Director. You will second the Personal Assistant to the Managing Director. Your tasks will be among others to: - Assist MD’s...
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Assistant Administratif
il y a 4 jours
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: DG II « Bâtiments publics et urbanisation » DG IV « Affaires générales, transports aériens, stratégie et innovation » du Ministère de la Mobilité et des Travaux publics **Missions**: - Accueil des visiteurs et invités et accueil téléphonique; - Gestion du courrier et...
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Assistant Administratif
il y a 4 jours
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: DG II « Bâtiments publics et urbanisation » DG IV « Affaires générales, transports aériens, stratégie et innovation » du Ministère de la Mobilité et des Travaux publics **Missions**: - Accueil des visiteurs et invités et accueil téléphonique; - Gestion du courrier et...
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Assistant de Coordination
il y a 7 jours
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil **Missions**: - Contribuer à assurer la gestion de la Coordination en se chargeant de missions administratives et organisationnelles pour soutenir et faciliter la tâche des responsables de la Coordination: - Organiser, gérer et suivre les agendas du...
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Assistant de Coordination
il y a 4 jours
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil **Missions**: - Contribuer à assurer la gestion de la Coordination en se chargeant de missions administratives et organisationnelles pour soutenir et faciliter la tâche des responsables de la Coordination: - Organiser, gérer et suivre les agendas du...
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Assistant Administratif Du Service Budget Et
il y a 2 semaines
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Ministère de la Mobilité et des Travaux publics - Département des travaux publics **Missions**: - Opérations comptables: - Ordonnances de paiement: préparation et mise en signature, validations dans le système comptable SAP, communication avec les administrations et la direction du contrôle...
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Assistant Administratif Dans Le Cadre Du
il y a 1 semaine
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: La mission du STATEC - Institut national de la statistique et des études économiques - consiste à fournir aux décideurs publics et privés ainsi qu’aux citoyens un service public d’information statistique de haute qualité. Nous nous engageons à produire des statistiques, des analyses et des...
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Assistant Administratif Dans Le Cadre Du
il y a 2 semaines
Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: La mission du STATEC - Institut national de la statistique et des études économiques - consiste à fournir aux décideurs publics et privés ainsi qu’aux citoyens un service public d’information statistique de haute qualité. Nous nous engageons à produire des statistiques, des analyses et des...
