Property Management Assistant
il y a 2 jours
Description
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Dans le cadre des fonctions de** Property Management Assistant**, votre mission consistera principalement en un support actif de l’équipe Property Management (PYM).
Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du département « Property Management », vous serez parfaitement à même d’organiser un support administratif efficace permettant aux gérants et à notre Technical Manager, d’accroître leur présence « sur le terrain » en garantissant une alimentation et un suivi maîtrisé et proactif des dossiers, en particulier sur notre logiciel CRYPTO.
Vous participerez aux tâches de gestion courante en assurant le back-office administratif de l’activité Property Management en orientant, traitant ou résolvant les demandes de clients, locataires ou fournisseurs selon les procédures existantes.
Responsabilités
**Assistance administrative dans l’activité générale du service et le fonctionnement du service**:
- Gestion du courrier
- Préparation de recommandés
- Gestion des appels entrants
- Mise à jour continue et gestion efficace du système et de la base de données Property Management sous CRYPTO, mise à jour de listing
- Maintien à jour de la base documentaire : identification des documents manquants, obtention des documents à caractère obligatoire, etc**.**:
- Participation active dans les échanges d’informations au sein de l’équipe
- Coordonner et faire le suivi des signatures de documents
- Créer, envoyer et assurer le suivi des ordres de service
- Support ponctuel à l’équipe comptable : saisie facture, etc**.**
**Assistance administrative des Property Managers et du service Technique**:
**Assistance Property Manager**:
- Préparation, rédaction et mise en forme de documents nécessaires à l’élaboration de reportings, des courriers, des demandes de l’administration, d’adaptation de garanties bancaires, etc.
- Demande et suivi des assurances locatives et garanties bancaires
- Créer et suivre les déclarations de sinistres
- Elaboration des déclarations d’option de TVA, envoi au propriétaire/locataire
- Relation avec l’administration pour les déclarations d’option de TVA et enregistrement des baux
- Suivi de l’encodage de divers documents dans le serveur (contrats, baux, avenants,)
**Assistance service Technique**:
- Collecte des relevés de compteurs de tous les bâtiments, relance auprès des prestataires
- Soumission et suivi des appels d’offres (politique d’achats)
- Assistance lors de réunion avec les prestataires
- Rédaction de comptes rendus de réunion
- Elaboration de tableaux de suivi
- Vérification des contrats avant signature
- Compilation d’informations
Exigences obligatoires
**Formation / expérience**:
- BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion,),
- Expérience probante de minimum de 2 ans dans le domaine de l’assistanat, si possible dans une société de services.
**Compétences / qualités requises**:
- Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel,
- Sens aiguisé de la planification,
- Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers,
- Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative,
- Autonomie combinée à une capacité à travailler en équipe,
- Maitrise informatique et digitale (Office365 : Word, Excel, Powerpoint, Outlook,),
Nous offrons
- Un challenge au sein d’une société en pleine évolution,
- Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité,
- Une ambiance de travail dynamique et agréable,
- Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.)
- Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.
Langues French English Education Bac +2 Expériences professionnelles 2+ years
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Legal Assistant
il y a 1 semaine
Luxembourg Fyte Temps pleinI am collaborating with a brand protection specialist and trade mark company for the recruitment of a Legal Assistant. You will assist the Patent Attorneys in managing all national patent for several offices : Luxembourg, Belgium and Germany. **Responsibilities**: Preparation and filling of all national patent Submit registrable transactions such as...
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Property Accountant
il y a 2 jours
Luxembourg Robert Half Luxembourg Temps pleinFor our client, Robert Half is looking for a Property Accountant (M/F/x) for a permanent contract. For our client, Robert Half is looking for a Property Accountant (M/F/x) for a permanent contract. Our client is the world's largest commercial real estate services firm. They provide fully integrated, tailor-made asset and property services based on our local...
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Accountancy Manager
il y a 1 semaine
Luxembourg INOWAI GROUP Temps pleinDescription Le département Property Management assure la gestion de 77 immeubles pour un total de 483.000 m². Le département, qui est en relation avec 70 propriétaires et plus de 550 locataires, emploie une vingtaine de professionnels dont une équipe comptable de 5 personnes. Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du...
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Property Manager
il y a 7 jours
Luxembourg BlackRidge Group Temps plein**Job Information**: Work Experience - 1-3 years Salary Industry - Real Estate City - Luxembourg Country - Luxembourg Province - Luxembourg (fr) Postal Code - L-1616 What will you mostly focus on: + Perform check-in/outs to our properties according to business standards + Full operational set-up and maintenance coordination of client's properties...
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Executive Assistant
il y a 6 jours
Luxembourg Brookfield Asset Management Temps pleinLocation Luxembourg - 26A Boulevard Royal Business - Real Estate Brookfield Real Estate Group is one of Brookfield’s primary operating groups. The Real Estate Group is one of the world's largest investors in real estate, with a global portfolio that includes office, retail, multifamily, logistics, hospitality and alternative real estate assets on five...
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Category Manager Property Services
il y a 7 jours
Luxembourg Vodafone Temps plein**Role Purpose**: As a Category Manager for Property Services, you will be part of the Property Management Services team and focusing on Retail shops related categories including Civil Works (shopfitting), Furniture, Security products and others. You will also support the Property Team with other projects as required. You will be partnering with the business...
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Property Manager
il y a 2 jours
Luxembourg INOWAI GROUP Temps pleinDescription Le département Property Management assure la gestion de 77 immeubles pour un total de 445.000 m². Le département, qui est en relation avec 55 propriétaires et plus de 470 locataires, emploie une vingtaine de professionnels. **Mission**: Votre mission consistera en la gestion complète de biens immobiliers pour le compte de propriétaires...
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Legal Assistant in The Field of Intellectual
il y a 7 jours
Luxembourg Marks & Clerk LLP Temps pleinDescription **_Help shape the future of intellectual property. _**_Marks & Clerk LLP is the leading and largest firm of Patent and Trade Mark attorneys in the UK and a major worldwide actor with an international group of 16 offices worldwide._ - Do you value work-personal life balance while working in a diverse and human-sized environment? Can you relate to...
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Starter Property Accountant Eng/de
il y a 3 jours
Luxembourg Austin Bright Temps pleinOur client is an independent local group that has grown very fast due to a better network and has developed an international presence now. Working within** modern and dynamic offices,** you will have the opportunity to operate and develop yourself in a** small and diversified team.** In a very human and human sized structure, you will have a great work life...
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Starter Property Accountant Eng/de
il y a 2 jours
Luxembourg Austin Bright Temps plein**Introduction**: Our client is an independent local group that has grown very fast due to a better network and has developed an international presence now. Working within** modern and dynamic offices,** you will have the opportunity to operate and develop yourself in a** small and diversified team.** In a very human and human sized structure, you will have...
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Senior Property Treaty Underwriter
il y a 4 semaines
Luxembourg Swiss RE Temps plein**About the Role** We are looking for a dynamic, open minded, business oriented Senior Underwriter to join the P&C Underwriting team in LUXEMBOURG. The position holder will be responsible for underwriting renewal and new profitable Property treaty business. The core focus of the role will be assessing complex reinsurance treaties and transactions. The...
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Executive Assistant
il y a 17 heures
Luxembourg Brookfield Asset Management, Inc Temps plein**Location** Luxembourg - 26A Boulevard Royal **Business - Real Estate** **Brookfield Culture** Brookfield has a unique and dynamic culture. We seek team members who have a long-term focus and whose values align with our Attributes of a Brookfield Leader: Entrepreneurial, Collaborative and Disciplined. Brookfield is committed to the development of our...
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Corporate Assistant
il y a 2 semaines
Luxembourg ICN Investment Management Temps plein**Corporate Assistant** ICN is a Luxembourg-based investment fund specializing in Real Estate currently operating in the **Grand Duchy of Luxembourg, Belgium, and The Netherlands.**The company’s tagline, ’exceptional projects at outstanding locations’, reflects ICN’s unique capacity for detecting hidden gems for both end-users and investors. Our...
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Personal Assistant
il y a 3 jours
Luxembourg Fyte Temps pleinMy client, a Single Family Office based in Luxembourg city, is looking for a Personal Assistant to support the CEO and the executive management with private and corporate administration and to help it run smoothly. You will be expected to have an absolute focus on client service, demonstrating a high standard of oral and written communication with an...
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Legal Coordinator
il y a 2 jours
Luxembourg Brookfield Asset Management Temps pleinlocations- Luxembourg, Luxembourg- time type- Full time- posted on- Posted Today- job requisition id- R2029099- Location Luxembourg - 26A Boulevard Royal - Business - Real Estate - Brookfield Real Estate Group is one of Brookfield’s primary operating groups. The Real Estate Group is one of the world's largest investors in real estate, with a global...
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Fund Finance
il y a 2 jours
Luxembourg TIAA Temps pleinThe Assistant Finance Manager will primarily cover assisting in the financial management of certain real estate assets and investment holding companies held by the Neptune Fund (“Neptune” or the “Fund.”) The role will be based in Luxembourg and will, inter alia, require interacting with third party property accountants and internal and external...
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Luxembourg Artec 3D Temps pleinWe seek a bright, confident business lawyer with at least 5 years of relevant experience in general corporate tasks with a focus on Intellectual Property (IP) law. Experience in IT or manufacturing companies is an advantage. In this role, you will provide broad legal support across various areas, like corporate, contracts, and compliance, while focusing on...
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Fund Finance
il y a 3 jours
Luxembourg TIAA Temps pleinDue to an increasing level of European investments, the company has currently taken steps to firm-up the infrastructure of our European investment/ investment-service hub in Luxembourg. The structure is currently managed by its local Directors. The company is looking for an Assistant Finance Manager, which would suite someone that wishes to develop and grow...
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Senior Officer
il y a 3 semaines
Luxembourg Ogier Temps pleinAt Ogier, we pride ourselves on our open and progressive work environment, perfect for career growth and are seeking talented individuals to join our team. Our latest opportunity is for a Senior Officer / Assistant Manager to join our growing Ogier Global team. Key Responsibilities - Prepare, convene and hold board meetings and internal committees...
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Assistant Manager @ Hitch
il y a 5 jours
Luxembourg Hitch Temps pleinNous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Restaurant Manager (H/F) pour renforcer notre équipe, pour une entrée immédiate ou à convenir. **Vos responsabilités en tant qu’Assistant Manager**: - Travailler en étroite collaboration avec le Manager et le remplacer lors de ses absences. - Aider le manager en gérant toutes les activités du point...