Property Management Assistant
il y a 4 semaines
Description
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Dans le cadre des fonctions de** Property Management Assistant**, votre mission consistera principalement en un support actif de l’équipe Property Management (PYM).
Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du département « Property Management », vous serez parfaitement à même d’organiser un support administratif efficace permettant aux gérants et à notre Technical Manager, d’accroître leur présence « sur le terrain » en garantissant une alimentation et un suivi maîtrisé et proactif des dossiers, en particulier sur notre logiciel CRYPTO.
Vous participerez aux tâches de gestion courante en assurant le back-office administratif de l’activité Property Management en orientant, traitant ou résolvant les demandes de clients, locataires ou fournisseurs selon les procédures existantes.
Responsabilités
**Assistance administrative dans l’activité générale du service et le fonctionnement du service**:
- Gestion du courrier
- Préparation de recommandés
- Gestion des appels entrants
- Mise à jour continue et gestion efficace du système et de la base de données Property Management sous CRYPTO, mise à jour de listing
- Maintien à jour de la base documentaire : identification des documents manquants, obtention des documents à caractère obligatoire, etc**.**:
- Participation active dans les échanges d’informations au sein de l’équipe
- Coordonner et faire le suivi des signatures de documents
- Créer, envoyer et assurer le suivi des ordres de service
- Support ponctuel à l’équipe comptable : saisie facture, etc**.**
**Assistance administrative des Property Managers et du service Technique**:
**Assistance Property Manager**:
- Préparation, rédaction et mise en forme de documents nécessaires à l’élaboration de reportings, des courriers, des demandes de l’administration, d’adaptation de garanties bancaires, etc.
- Demande et suivi des assurances locatives et garanties bancaires
- Créer et suivre les déclarations de sinistres
- Elaboration des déclarations d’option de TVA, envoi au propriétaire/locataire
- Relation avec l’administration pour les déclarations d’option de TVA et enregistrement des baux
- Suivi de l’encodage de divers documents dans le serveur (contrats, baux, avenants,)
**Assistance service Technique**:
- Collecte des relevés de compteurs de tous les bâtiments, relance auprès des prestataires
- Soumission et suivi des appels d’offres (politique d’achats)
- Assistance lors de réunion avec les prestataires
- Rédaction de comptes rendus de réunion
- Elaboration de tableaux de suivi
- Vérification des contrats avant signature
- Compilation d’informations
Exigences obligatoires
**Formation / expérience**:
- BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion,),
- Expérience probante de minimum de 2 ans dans le domaine de l’assistanat, si possible dans une société de services.
**Compétences / qualités requises**:
- Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel,
- Sens aiguisé de la planification,
- Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers,
- Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative,
- Autonomie combinée à une capacité à travailler en équipe,
- Maitrise informatique et digitale (Office365 : Word, Excel, Powerpoint, Outlook,),
Nous offrons
- Un challenge au sein d’une société en pleine évolution,
- Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité,
- Une ambiance de travail dynamique et agréable,
- Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.)
- Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.
Langues French English Education Bac +2 Expériences professionnelles 2+ years
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Gestionnaire Administratif
il y a 4 semaines
Luxembourg Weidert Property Management Temps pleinWEIDERT PROPERTY MANAGEMENT souhaite recruter pour entrée immédiate un(e): **Gestionnaire administratif (M/F)** **Votre profil** - Formation de gestionnaire administratif (bac +3) ou expérience équivalente - Parfaite maîtrise de 3 des 4 langues suivantes : luxembourgeois allemand, anglais, français - Maîtrise des outils informatiques « Ms Office...
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Luxembourg - Property Manager
il y a 7 jours
Luxembourg CBRE Temps plein**LUXEMBOURG - Property Manager** **Job ID** - 198163 **Posted** - 16-Dec-2024 **Service line** - Advisory Segment **Role type** - Full-time **Areas of Interest** Building Management, Facilities Management, Property Management **Location(s)** Luxembourg - Luxembourg - Luxembourg **Ready to create the real estate solutions of tomorrow?** Get ready...
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Legal Assistant
il y a 5 jours
Luxembourg Fyte Temps pleinI am collaborating with a brand protection specialist and trade mark company for the recruitment of a Legal Assistant. You will assist the Patent Attorneys in managing all national patent for several offices : Luxembourg, Belgium and Germany. **Responsibilities**: Preparation and filling of all national patent Submit registrable transactions such as...
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Administrative Coordinator
il y a 2 semaines
Luxembourg INOWAI GROUP Temps pleinDescription **Présentation du département** *** Le département Property Management assure la gestion de 83 immeubles pour un total de 470.000 m². Le département, qui est en relation avec 55 propriétaires et plus de 470 locataires, emploie une vingtaine de professionnels. *** **Présentation de la mission** En votre qualité d’Administrative...
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Property Accountant
il y a 4 semaines
Luxembourg Robert Half Luxembourg Temps pleinFor our client, Robert Half is looking for a Property Accountant (M/F/x) for a permanent contract. For our client, Robert Half is looking for a Property Accountant (M/F/x) for a permanent contract. Our client is the world's largest commercial real estate services firm. They provide fully integrated, tailor-made asset and property services based on our local...
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Accountancy Manager
il y a 7 jours
Luxembourg INOWAI GROUP Temps pleinDescription Le département Property Management assure la gestion de 77 immeubles pour un total de 483.000 m². Le département, qui est en relation avec 70 propriétaires et plus de 550 locataires, emploie une vingtaine de professionnels dont une équipe comptable de 5 personnes. Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du...
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Property Manager
il y a 4 jours
Luxembourg BlackRidge Group Temps plein**Job Information**: Work Experience - 1-3 years Salary Industry - Real Estate City - Luxembourg Country - Luxembourg Province - Luxembourg (fr) Postal Code - L-1616 What will you mostly focus on: + Perform check-in/outs to our properties according to business standards + Full operational set-up and maintenance coordination of client's properties...
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Executive Assistant
il y a 3 jours
Luxembourg Brookfield Asset Management Temps pleinLocation Luxembourg - 26A Boulevard Royal Business - Real Estate Brookfield Real Estate Group is one of Brookfield’s primary operating groups. The Real Estate Group is one of the world's largest investors in real estate, with a global portfolio that includes office, retail, multifamily, logistics, hospitality and alternative real estate assets on five...
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Category Manager Property Services
il y a 4 jours
Luxembourg Vodafone Temps plein**Role Purpose**: As a Category Manager for Property Services, you will be part of the Property Management Services team and focusing on Retail shops related categories including Civil Works (shopfitting), Furniture, Security products and others. You will also support the Property Team with other projects as required. You will be partnering with the business...
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Intellectual/industrial Property Lawyer
il y a 4 jours
Luxembourg Austin Bright Temps pleinOur client, a well-established company in the legal sector, is actively looking for an Intellectual/Industrial Property Lawyer to strengthen its team. We seek an experienced professional capable of handling complex cases in an international environment. This position is based in Strassen, offering a flexible and stimulating work environment within a...
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Property Manager
il y a 4 semaines
Luxembourg INOWAI GROUP Temps pleinDescription Le département Property Management assure la gestion de 77 immeubles pour un total de 445.000 m². Le département, qui est en relation avec 55 propriétaires et plus de 470 locataires, emploie une vingtaine de professionnels. **Mission**: Votre mission consistera en la gestion complète de biens immobiliers pour le compte de propriétaires...
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Comptable Property Management
il y a 1 jour
Luxembourg INOWAI GROUP Temps pleinDescription Avec un engagement continu envers l'excellence opérationnelle et la satisfaction du client, nous recherchons actuellement, pour une entrée immédiate sous statut salarié ou freelance, un(e) comptable en immobilier pour notre département Property Management. Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du département...
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Assistant Administrative Manager
il y a 2 semaines
Luxembourg FM Global Temps plein**Overview**: **FM Global** is a US based company that operates in 100 countries with approx. 5,000 employees all over the world. With a history of more than 175 years and excellent financial ratings we are continuously growing, particularly in Europe and Eastern Europe.- We provide comprehensive global commercial and industrial property insurance,...
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Assistant HR Manager
il y a 1 semaine
Luxembourg Marriott International, Inc Temps plein**Job Number** 24093443 **Job Category** Human Resources **Location** Luxembourg Marriott Hotel Alfa, 16 Place de la Gare, Luxembourg, Luxembourg, Luxembourg VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Management **JOB SUMMARY** Assists in carrying out the daily activities of the Human Resource...
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Property Valuer
il y a 2 semaines
Luxembourg Spuerkeess Temps plein**Département**: Loan & Credit Management **Service**: Credit Process Management **Division**: Property Valuation **Vos missions** En tant que Property Valuer - Commercial, vous serez chargé(e) de l’évaluation des biens immobiliers en lien avec des prêts et crédits ainsi que du suivi du marché immobilier luxembourgeois et celui de la grande...
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Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein**Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...
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Legal Assistant-stability and Multifunctional Tasks
il y a 6 jours
Luxembourg Austin Bright Temps pleinAre you looking for a **dynamic** and** versatile** role within a company known for its **long-standing stability** and commitment to excellence ? Our client, is seeking a **proactive** and **detail-oriented** **Legal Assistant** to join our dedicated team. This is an exciting opportunity to be part of a well-established company where you will play a key...
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Procurement Specialist Property Services
il y a 3 semaines
Luxembourg Vodafone Temps plein**Company**: The Vodafone Procurement and Connectivity Company (VPC) in Luxembourg is part of the Vodafone Group and drives our aspiration to connect for a better future. We purchase products and services from across the globe to help run our business at its very best. We support our people to deliver on our strategy and be a brand loved by our customers,...
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Legal Assistant in The Field of Intellectual
il y a 4 jours
Luxembourg Marks & Clerk LLP Temps pleinDescription **_Help shape the future of intellectual property. _**_Marks & Clerk LLP is the leading and largest firm of Patent and Trade Mark attorneys in the UK and a major worldwide actor with an international group of 16 offices worldwide._ - Do you value work-personal life balance while working in a diverse and human-sized environment? Can you relate to...
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Starter Property Accountant Eng/de
il y a 4 semaines
Luxembourg Austin Bright Temps pleinOur client is an independent local group that has grown very fast due to a better network and has developed an international presence now. Working within** modern and dynamic offices,** you will have the opportunity to operate and develop yourself in a** small and diversified team.** In a very human and human sized structure, you will have a great work life...
