Administrative Assistant

Il y a 5 mois

Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

The** University of Luxembourg** is an **international research** university with a distinctly **multilingual** and **interdisciplinary** character. The University was founded in 2003 and counts more than 6,700 students and more than 2,000 employees from around the world. The University’s faculties and interdisciplinary centres focus on research in the areas of Computer Science and ICT Security, Materials Science, European and International Law, Finance and Financial Innovation, Education, Contemporary and Digital History. In addition, the University focuses on cross-disciplinary research in the areas of Data Modelling and Simulation as well as Health and System Biomedicine. Times Higher Education ranks the University of Luxembourg #3 worldwide for its “international outlook,” #20 in the Young University Ranking 2021 and among the top 250 universities worldwide.

**The Faculty of Science, Technology and Medicine** (FSTM) contributes multidisciplinary expertise in the fields of **Mathematics**, **Physics**, **Engineering**, **Computer Science**, **Life Sciences** and **Medicine**. Through its dual mission of teaching and research, the FSTM seeks to generate and disseminate knowledge and train new generations of responsible citizens, in order to better understand, explain and advance society and environment we live in.

The Department of Computer Science (DCS) of the Faculty of Science, Technology and Medicine (FSTM), is looking for an **Administrative assistant.**

**Your Role...**:

- Organisation of business trips (e.g. contact the travel agency, prepare travel authorizations and declarations of expenses, follow up on reimbursement procedures)
- Administration of new recruitments (e.g. initiate HR requests/agreement requests/internship requests, support steps at arrival and leaving of employees)
- Organise internal and external appointments, meetings and events for research group related activities and for the Department (e.g. workshops, retreats, scientific conferences, PhD defences), and arrange facilities (e.g. location booking, ordering of and collaboration with internal or external services such as catering)
- Communication and interaction with the university administration services
- Coordinate and process purchase orders, follow up on invoices and reimbursement of expenses
- Update files, databases, website and other document types. Maintain complete and efficient records via electronic system
- Manage the office distribution of the department

**What we expect from you**:

- Higher Education degree in secretariat or high school degree and equivalent professional experience in a comparable role
- 3 to 5 years of hands on administrative support experience
- Fluency in English and French is essential; knowledge of German would be an asset
- Excellent written and verbal communication skills
- Exceptional organisational and administrative skills
- Ability to execute multiple tasks with high accuracy and achieve deadlines under pressure
- Detail-oriented with good analytical and problem-solving skills
- Tactful, and diplomatic team player
- Proficient in Microsoft Outlook, Word, Excel
- Reliable, intuitive and proactive

**In Short...**:

- Contract Type: Permanent
- Work Hours: Full Time 40.0 Hours per Week
- Location: Belval
- Job Reference: UOL06215

**How to apply...**:
Applications should include:

- Curriculum Vitae
- Cover letter

The University of Luxembourg embraces inclusion and diversity as key values. We are fully committed to removing any discriminatory barrier related to gender, and not only, in recruitment and career progression of our staff.

**In return you will get**:

- **Multilingual and international character**. Modern institution with a personal atmosphere. Staff coming from 90 countries. Member of the “University of the Greater Region” (UniGR).
- **A modern and dynamic university. **High-quality equipment. Close ties to the business world and to the Luxembourg labour market. A unique urban site with excellent infrastructure.
- **A partner for society** **and **industry**. Cooperation with European institutions, innovative companies, the Financial Centre and with numerous non-academic partners such as ministries, local governments, associations, NGOs

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Manpower Luxembourg Intérim SA Temps plein

    Poste : Assistant AdministratifDescription du poste :L'entreprise Manpower Luxembourg Intérim SA recherche un Assistant Administratif pour l'un de ses clients basé à Mompach.Mission :Accueil téléphonique et secrétariat administratif classique, organisation des réunions, rédaction, mise en forme et envoi des lettres, gestion du courrier et des...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein

    **Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...

  • Assistant Administratif

    il y a 16 heures

    Luxembourg Axis Temps plein

    Vous êtes passionné(e) par l'administration et l'accueil ? Vous recherchez un poste d'Assistant administratif stimulant ? Notre client a le poste idéal pour vous ! En tant qu'Assistant administratif, vous serez responsable de l'accueil des clients, de la coordination des déplacements internationaux, de la gestion du courrier, de l'organisation des...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Luxembourg Axis Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Administrative Assistants

    Il y a 2 mois

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 mois

    Luxembourg City European Center for Certification and Privacy - ECCP Temps plein

    Administrative Assistant OpportunityThe European Centre for Certification and Privacy (ECCP) is seeking a highly skilled Administrative Assistant to join our team. This part-time role offers flexibility and the opportunity to work remotely.Key ResponsibilitiesManage incoming correspondence and perform administrative tasksPrepare invoices and maintain...

  • Administrative Assistant

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    **SnT** is a leading **international research and innovation centre** in secure, reliable and trustworthy ICT systems and services. We play an instrumental role in Luxembourg by fueling innovation through research partnerships with industry, boosting R&D investments leading to economic growth, and attracting highly qualified talent. We’re looking for...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Luxembourg City Absolute Blue SA Temps plein

    Description du PosteNous recherchons un professionnel expérimenté pour occuper le poste d'Assistant Administratif dans notre équipe de gestion des événements. Le candidat idéal possèdera une solide expérience dans la gestion administrative, y compris la gestion de factures, de devis et de budgets.Compétences RequisesExpérience de 5 ans en...

  • Dessinateur / Assistant Administratif - Frontière

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Austin Bright Temps plein

    Vous êtes à la recherche d'une occasion unique de mettre en valeur vos compétences administratives au sein d'un environnement dynamique et novateur ? Ne cherchez pas plus loin ! Nous sommes ravis de vous présenter une opportunité exceptionnelle au sein d'un bureau d'ingénieurs-conseils de renom, situé à l'ouest du Luxembourg, à proximité de la...

  • Administrative Assistants

    Il y a 2 mois

    Luxembourg GSK STOCKMANN Temps plein

    We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and organising filings, subscriptions and registers with...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Luxembourg LuxDev Temps plein

    LuxDev, l’agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement a pour mission la formulation et la mise en œuvre de programmes et projets bilatéraux de coopération au développement de l’État luxembourgeois. Les effectifs de l’Agence se composent d’environ 130 collaborateurs au siège et dans nos bureaux pays et de 440 collaborateurs...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Luxembourg Axis Temps plein

    Vous recherchez un poste d'Assistant administratif dynamique au sein d'une banque renommée ? Nous avons l'opportunité parfaite pour vous ! En tant qu'Assistant administratif, vous serez responsable de l'organisation efficace des dossiers de leasing, de la communication avec les parties prenantes, de la gestion des contrats et des garanties, et bien plus...

  • Administrative Assistant

    Il y a 6 mois

    Luxembourg LHH Temps plein

    LHH Recruitment Solutions offers extensive HR solutions through one unique brand. We are specialised in the employment of middle and top management and highly qualified professionals in contracting, temporary and permanent placement. At LHH Recruitment Solutions, we believe in talent, not labels, and embrace diversity and promote more inclusive employment...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Assistante Administrative

    Il y a 2 mois

    Luxembourg CABINET D'EXPERTISES MOLITOR Temps plein

    **Votre mission**: - Accueil téléphonique, - Secrétariat (rédaction de courriers, gestion des mails, rapports, etc ), - Organisation des rendez-vous de l’expert, - Retranscription de notes en rapport d’expertises. **Votre profil**: - **Titulaire d'un Bac Pro Secrétariat minimum**: - Expérience de plus de **5 ans **en tant qu’assistante...

  • Administrative Assistant

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Analytics & Change Temps plein

    Chez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et exploitables qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et...

  • Administrative Assistant

    Il y a 2 mois

    Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The Faculty of Science, Technology and Medicine (FSTM) at the University of Luxembourg contributes multidisciplinary expertise in the fields of Mathematics, Physics, Engineering, Computer Science, Life Sciences and...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps plein

    Assistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Luxembourg City Manpower Luxembourg Intérim SA Temps plein

    MissionManpower Luxembourg Intérim SA recrute pour l'un de ses clients, basé à Mompach :Assistant Administratif (H/F/X)Luxembourgeois – Allemand – FrançaisContrat InterimVotre mission consiste à :Accueillir les appels et assurer le secrétariat administratif classiqueOrganiser les réunionsRédiger, mettre en forme et envoyer les lettresGérer le...