Responsable adjoint de la recette communale

L'administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Recette communale un responsable adjoint (m/f) dans le régime du salarié, à plein temps, sous contrat à durée indéterminée et rémunéré par analogie au « groupe d’indemnité A1, sous-groupe administratif » de l’employé communal. Les candidats doivent être titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du Grand-Duché du Luxembourg et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un « Master » en économie, finances, gestion, droit ou similaire et pouvoir se prévaloir d’une expérience de 5 années au moins en gestion d’entreprise, finances, secteur bancaire ou équivalent. **Missions et tâches :*
* Gestion comptable
- Assurer la double signature des opérations financières via la plateforme Multiline, en collaboration avec le receveur
- Gérer les saisies/cessions sur rémunérations du personnel VDL, en coordination avec le receveur
- Gérer les garanties bancaires transmises par les différents services VDL, en collaboration avec le receveur
- Générer les runs de relances dans SAP et contrôle de leur exactitude
- Prendre en charge les demandes d’annulation et de rectification des écritures comptables (postes OP) provenant des différents services de la VDL
- Assurer le suivi des contrats Multiline et Luxtrust
- Traiter les listes des non-enrôlés et impayés dans le logiciel SAP
- Demander les titres de recette auprès des services ordonnateurs
- Imputation et rapprochement des non-enrôlés
- Traiter et suivre les demandes de remboursement doubles emplois et trop payés
- Mettre en place et suivre les plans d'apurement/délais de paiement Gestion des administrés et autres requêtes
- Gérer les courriels entrants (traitement ou redistribution aux gestionnaires)
- Traiter les courriers des administrés/citoyens
- Traiter le courrier interne émanant des services de la VdL
- Gérer les retours de courrier et les recherches d'adresse
- Rédiger les lettres destinées aux clients
- Analyser et faire le suivi des courriers de la part des clients
- Traiter les appels téléphoniques (demandes/réclamations externes et internes)
- Recevoir et accompagner les clients se présentant au guichet
- Faire l’expédition des rappels et derniers avertissements
- Traiter les requêtes/demandes d'affiliation à la Sécurité sociale Suivi procédures judiciaires
- Préparer les dossiers destinés aux Justices de Paix et Tribunaux d'arrondissement
- Elaborer et transmettre les requêtes (saisie-arrêt spéciale, ordonnance de paiement et autres procédures judiciaires)
- Assurer le suivi rigoureux des dossiers en cours
- Enregistrer les requêtes dans l'application interne "Saisies et Ordonnances"
- Constituer et instruire les dossiers judiciaires en conformité avec les exigences légales et procédurales
- Préparer les notes de plaidoiries
- Représenter la Ville devant les tribunaux Concertation et projets
- Participer aux réunions internes avec d’autres services de la VdL
- Participer aux réunions externes
- Contribuer activement aux groupes de travail impliquant la Ville ou le service, en apportant expertise et suivi
- Participer aux comités de projet ou de pilotage relatifs aux projets incluant le service, en assurant la coordination et le reporting Encadrement de l’équipe
- Coordonner l’activité de l’équipe de la Recette communale en lien avec le receveur général
- Être le point de référence, en collaboration avec le receveur général, pour les membres de l’équipe en matière administrative et financière
- Veiller au respect des délais et procédures, en collaboration avec le receveur général
- Assurer la disponibilité auprès de l’équipe pour répondre aux questions et trouver des solutions opérationnelles
- Assurer le remplacement du receveur général lors de son absence.