Gestionnaire administratif et opérationnel
Il y a 14 heures
Strassen, Luxembourg
Centrale Nationale d'Achat et de Logistique (CNAL)
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La Centrale Nationale d’Achat et de Logistique (CNAL) est à la recherche d’un gestionnaire administratif et opérationnel pour ce nouvel établissement public au Luxembourg, à forte exposition stratégique et opérationnelle.
Ã
€ PROPOS
DE LA CENTRALE NATIONALE D’ACHAT ET DE LOGISTIQUE Créée par la loi du 3 décembre 2025 portant création de l’établissement public « Centrale nationale d’achat et de logistique » (Mémorial A n°531), la CNAL constitue un levier structurant de sécurisation et de modernisation de l’achat, de l’approvisionnement, du stockage et de la distribution, au niveau national, en médicaments et produits à vocation médicale et sanitaire. Sa mise en place s’inscrit dans le prolongement des enseignements tirés de la pandémie de COVID-19 et vise à renforcer, de façon durable, la résilience logistique du système de santé au Luxembourg. La CNAL est un établissement public placé sous la tutelle du Ministre ayant la Santé et la Sécurité sociale dans ses attributions ; son siège est fixé à Strassen. La CNAL a notamment pour missions d’exercer des activités de centrale d’achat, d’acquérir, de stocker, de conserver et de distribuer des médicaments et substances médicamenteuses ainsi que des produits à vocation médicale et sanitaire, de constituer et gérer un stock critique et d’exercer une activité de pharmacie hospitalière externalisée. Elle est appelée à servir prioritairement les établissements hospitaliers, mais également des acteurs tels que le Corps Grand-Ducal d’Incendie et de Secours (CGDIS), le Luxembourg Institute of Health (LIH), le Laboratoire National de Santé (LNS), la Confédération des Organismes Prestataires d’Aides et de Soins (COPAS) et d’autres organismes relevant de missions d’intérêt général. MISSION GÉNÉRALE Le gestionnaire administratif et opérationnel assure, sous la responsabilité du Directeur, la coordination, l'organisation, le suivi et l'optimisation des activités administratives, réglementaires et opérationnelles de la CNAL. Il contribue à la structuration des processus internes et des projets transversaux, à l'amélioration continue des méthodes de travail et au suivi de la performance. Il veille au respect des procédures, des obligations réglementaires et à la bonne coordination entre les différents services afin de garantir l'efficacité, la qualité et la continuité des opérations. RESPONSABILITÉS ET MISSIONS PRINCIPALES Le gestionnaire administratif et opérationnel est responsable de l’ensemble des activités reprises ci-dessous : a. Gestion administrative et gouvernance
- Préparer les réunions des instances de gouvernance, notamment du conseil d’administration ;
- Rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus officiels ;
- Assurer le suivi légal, statutaire, conventionnel et réglementaire ;
- Assurer l’archivage, la gestion documentaire et la conservation de la mémoire institutionnelle de l'établissement. b. Organisation, pilotage et amélioration des processus administratifs
- Concevoir, mettre en place et suivre des tableaux de bord ainsi que des indicateurs de performance ;
- Élaborer, formaliser et actualiser les procédures et les contrôles internes ;
- Identifier les axes d'amélioration des processus et proposer des actions correctives et des mesures d'optimisation ;
- Participer à l'automatisation et à la digitalisation des processus administratifs ainsi que des systèmes d'archivage ;
- Veiller au respect des obligations réglementaires. c. Coordination opérationnelle
- Planifier, coordonner et assurer le suivi des opérations en collaboration avec les services juridiques, informatiques, ressources humaines et financiers ;
- Coordonner les secrétariats ;
- Coordonner l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
- Assurer la cohésion interne et la fluidité de la communication entre les équipes et les services ;
- Assurer le suivi des conventions et des partenaires. d. Communication et gestion de projets
- Définir et mettre en œuvre le plan de communication interne et externe ;
- Assurer l'interface entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes ;
- Organiser les réunions, préparer et rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions ;
- Faciliter la circulation de l'information entre les différents services ;
- Participer à la conduite et au suivi de projets transversaux.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
- Master en finance, en gestion, en administration des entreprises, en management ou dans un domaine équivalent ;
- Expérience de 5 ans minimum dans une fonction administrative, opérationnelle ou de coordination ;
- Expérience dans la mise en place et l'amélioration de processus organisationnels ;
- Expérience en coordination de projets et en gestion des priorités. Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office ou Google Workspace) ;
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative ;
- Maîtrise des outils de gestion intégrés (ERP, CRM ou logiciels de gestion documentaire) ;
- Capacité à élaborer des tableaux de bord et à analyser des indicateurs ;
- Capacité à concevoir et optimiser des prompts pour les outils d'IA générative. Compétences comportementales et relationnelles
- Excellentes capacités d'organisation et de planification ;
- Capacité à gérer le stress et à maintenir un haut niveau de performance dans un environnement exigeant ;
- Sens des priorités et de la gestion du temps ;
- Rigueur et autonomie ;
- Esprit d'analyse et capacité à résoudre les problèmes ;
- Obligation de réserve et de confidentialité ;
- Bon relationnel et aptitude à travailler en équipe ;
- Esprit d'initiative et force de proposition ;
- Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
- Capacité d'adaptation et orientation résultats. Compétences linguistiques
- Parfaite maîtrise du français, du luxembourgeois et de l’allemand, à l’oral et à l’écrit ;
- La connaissance de l’anglais est considérée comme un atout. Conditions particulières
- Disponibilité et flexibilité horaire. Rémunération et conditions de travail
- Selon la CCT-FHL. Si vous répondez au profil ci-dessus et que vous souhaitez postuler, veuillez envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) pour le 17 septembre 2026 au plus tard, exclusivement par courriel à : secretariat@cnal.lu Votre candidature sera traitée de manière confidentielle. Lors des dernières étapes du processus de recrutement, le candidat/la candidate retenu/e devra fournir des documents justificatifs, tels que des copies des diplômes et des certificats de travail. Un extrait de casier judiciaire officiel (bulletin n° 3 ou équivalent) sera également demandé à des fins de consultation.
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DE LA CENTRALE NATIONALE D’ACHAT ET DE LOGISTIQUE Créée par la loi du 3 décembre 2025 portant création de l’établissement public « Centrale nationale d’achat et de logistique » (Mémorial A n°531), la CNAL constitue un levier structurant de sécurisation et de modernisation de l’achat, de l’approvisionnement, du stockage et de la distribution, au niveau national, en médicaments et produits à vocation médicale et sanitaire. Sa mise en place s’inscrit dans le prolongement des enseignements tirés de la pandémie de COVID-19 et vise à renforcer, de façon durable, la résilience logistique du système de santé au Luxembourg. La CNAL est un établissement public placé sous la tutelle du Ministre ayant la Santé et la Sécurité sociale dans ses attributions ; son siège est fixé à Strassen. La CNAL a notamment pour missions d’exercer des activités de centrale d’achat, d’acquérir, de stocker, de conserver et de distribuer des médicaments et substances médicamenteuses ainsi que des produits à vocation médicale et sanitaire, de constituer et gérer un stock critique et d’exercer une activité de pharmacie hospitalière externalisée. Elle est appelée à servir prioritairement les établissements hospitaliers, mais également des acteurs tels que le Corps Grand-Ducal d’Incendie et de Secours (CGDIS), le Luxembourg Institute of Health (LIH), le Laboratoire National de Santé (LNS), la Confédération des Organismes Prestataires d’Aides et de Soins (COPAS) et d’autres organismes relevant de missions d’intérêt général. MISSION GÉNÉRALE Le gestionnaire administratif et opérationnel assure, sous la responsabilité du Directeur, la coordination, l'organisation, le suivi et l'optimisation des activités administratives, réglementaires et opérationnelles de la CNAL. Il contribue à la structuration des processus internes et des projets transversaux, à l'amélioration continue des méthodes de travail et au suivi de la performance. Il veille au respect des procédures, des obligations réglementaires et à la bonne coordination entre les différents services afin de garantir l'efficacité, la qualité et la continuité des opérations. RESPONSABILITÉS ET MISSIONS PRINCIPALES Le gestionnaire administratif et opérationnel est responsable de l’ensemble des activités reprises ci-dessous : a. Gestion administrative et gouvernance
- Préparer les réunions des instances de gouvernance, notamment du conseil d’administration ;
- Rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus officiels ;
- Assurer le suivi légal, statutaire, conventionnel et réglementaire ;
- Assurer l’archivage, la gestion documentaire et la conservation de la mémoire institutionnelle de l'établissement. b. Organisation, pilotage et amélioration des processus administratifs
- Concevoir, mettre en place et suivre des tableaux de bord ainsi que des indicateurs de performance ;
- Élaborer, formaliser et actualiser les procédures et les contrôles internes ;
- Identifier les axes d'amélioration des processus et proposer des actions correctives et des mesures d'optimisation ;
- Participer à l'automatisation et à la digitalisation des processus administratifs ainsi que des systèmes d'archivage ;
- Veiller au respect des obligations réglementaires. c. Coordination opérationnelle
- Planifier, coordonner et assurer le suivi des opérations en collaboration avec les services juridiques, informatiques, ressources humaines et financiers ;
- Coordonner les secrétariats ;
- Coordonner l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
- Assurer la cohésion interne et la fluidité de la communication entre les équipes et les services ;
- Assurer le suivi des conventions et des partenaires. d. Communication et gestion de projets
- Définir et mettre en œuvre le plan de communication interne et externe ;
- Assurer l'interface entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes ;
- Organiser les réunions, préparer et rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions ;
- Faciliter la circulation de l'information entre les différents services ;
- Participer à la conduite et au suivi de projets transversaux.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
- Master en finance, en gestion, en administration des entreprises, en management ou dans un domaine équivalent ;
- Expérience de 5 ans minimum dans une fonction administrative, opérationnelle ou de coordination ;
- Expérience dans la mise en place et l'amélioration de processus organisationnels ;
- Expérience en coordination de projets et en gestion des priorités. Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office ou Google Workspace) ;
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative ;
- Maîtrise des outils de gestion intégrés (ERP, CRM ou logiciels de gestion documentaire) ;
- Capacité à élaborer des tableaux de bord et à analyser des indicateurs ;
- Capacité à concevoir et optimiser des prompts pour les outils d'IA générative. Compétences comportementales et relationnelles
- Excellentes capacités d'organisation et de planification ;
- Capacité à gérer le stress et à maintenir un haut niveau de performance dans un environnement exigeant ;
- Sens des priorités et de la gestion du temps ;
- Rigueur et autonomie ;
- Esprit d'analyse et capacité à résoudre les problèmes ;
- Obligation de réserve et de confidentialité ;
- Bon relationnel et aptitude à travailler en équipe ;
- Esprit d'initiative et force de proposition ;
- Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
- Capacité d'adaptation et orientation résultats. Compétences linguistiques
- Parfaite maîtrise du français, du luxembourgeois et de l’allemand, à l’oral et à l’écrit ;
- La connaissance de l’anglais est considérée comme un atout. Conditions particulières
- Disponibilité et flexibilité horaire. Rémunération et conditions de travail
- Selon la CCT-FHL. Si vous répondez au profil ci-dessus et que vous souhaitez postuler, veuillez envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) pour le 17 septembre 2026 au plus tard, exclusivement par courriel à : secretariat@cnal.lu Votre candidature sera traitée de manière confidentielle. Lors des dernières étapes du processus de recrutement, le candidat/la candidate retenu/e devra fournir des documents justificatifs, tels que des copies des diplômes et des certificats de travail. Un extrait de casier judiciaire officiel (bulletin n° 3 ou équivalent) sera également demandé à des fins de consultation.
