Secrétaire Département Inspection
Il y a 3 jours
Leudelange, Luxembourg
Baloise LU
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Ce qui vous attend
Organisation et planification :
• Trier et dispatcher les emails ainsi que les tâches dans le système « BIS » quotidiennement
• Organiser et suivre les tournées d’expertises des inspecteurs DAB et Auto
• Gérer l’agenda des différentes équipes Auto, DAB et CES
• Planifier les rendez-vous pour les dossiers « expertise valeur agréée » Accueil client et gestion des communications :
• Assurer la permanence téléphonique pour les trois équipes Inspection
• Accueillir les clients au guichet pour des dossiers spécifiques ou en perte totale, appliquer la procédure « cocooning » et suivre les documents correspondants
• Faire le relais avec les services transverses, agents, courtiers et intervenants externes pour les missions confiées Suivi des missions d’expertise et gestion des dossiers :
• Gérer le dispatch des missions d’expertises DAB et Auto
• Préparer les dossiers pour la cellule CES
• Suivre les missions confiées à des cabinets externes, au niveau national et international
• Assurer le suivi et le rapatriement des véhicules pour les dossiers spécifiques
• Gérer l’envoi et suivi des clefs pour analyse dans le cadre des missions vol Suivi administratif et facturation :
• Suivre et relancer les factures et rapports auprès des réparateurs et bureaux d’expertise externes
• Relancer les bureaux d’expertise externes pour l’envoi des rapports
• Relancer les clients pour obtenir les documents demandés
• Relancer et suivre les paiements et documents auprès des épavistes
• Gérer le suivi de la gestion de la flotte automobile pour les employés Baloise en collaboration avec le service Ressources Humaines D’autres activités et responsabilités s’ajoutant à celles mentionnées ci-dessus peuvent être confiées au titulaire de la fonction. Ce que nous attendons Niveau d’étude/de formation et expérience(s) pour accéder à la fonction :
• Diplôme/Formation : titulaire d’un diplôme de niveau Bac en secrétariat, secrétariat de Direction, assistance administrative ou équivalent
• Expérience(s) requise(s) : 1 à 3 ans d’expérience sur une fonction similaire Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques notamment le pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote) et Teams
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Gestion administrative et gestion d’agendas
• Compétences en outils de gestion (ex : ERP)
• Recyclage régulier « métier » demandé Compétences comportementales :
• Organisation et rigueur
• Autonomie, engagement et bon esprit d’équipe
• Aisance relationnelle et capacité à mener des conversations difficiles avec diplomatie
• Orientation résultat et orientation client
• Intégrité et discrétion Compétences linguistiques :
• Français et Anglais courant
• L’allemand et le luxembourgeois sont considérés comme un atout
• Trier et dispatcher les emails ainsi que les tâches dans le système « BIS » quotidiennement
• Organiser et suivre les tournées d’expertises des inspecteurs DAB et Auto
• Gérer l’agenda des différentes équipes Auto, DAB et CES
• Planifier les rendez-vous pour les dossiers « expertise valeur agréée » Accueil client et gestion des communications :
• Assurer la permanence téléphonique pour les trois équipes Inspection
• Accueillir les clients au guichet pour des dossiers spécifiques ou en perte totale, appliquer la procédure « cocooning » et suivre les documents correspondants
• Faire le relais avec les services transverses, agents, courtiers et intervenants externes pour les missions confiées Suivi des missions d’expertise et gestion des dossiers :
• Gérer le dispatch des missions d’expertises DAB et Auto
• Préparer les dossiers pour la cellule CES
• Suivre les missions confiées à des cabinets externes, au niveau national et international
• Assurer le suivi et le rapatriement des véhicules pour les dossiers spécifiques
• Gérer l’envoi et suivi des clefs pour analyse dans le cadre des missions vol Suivi administratif et facturation :
• Suivre et relancer les factures et rapports auprès des réparateurs et bureaux d’expertise externes
• Relancer les bureaux d’expertise externes pour l’envoi des rapports
• Relancer les clients pour obtenir les documents demandés
• Relancer et suivre les paiements et documents auprès des épavistes
• Gérer le suivi de la gestion de la flotte automobile pour les employés Baloise en collaboration avec le service Ressources Humaines D’autres activités et responsabilités s’ajoutant à celles mentionnées ci-dessus peuvent être confiées au titulaire de la fonction. Ce que nous attendons Niveau d’étude/de formation et expérience(s) pour accéder à la fonction :
• Diplôme/Formation : titulaire d’un diplôme de niveau Bac en secrétariat, secrétariat de Direction, assistance administrative ou équivalent
• Expérience(s) requise(s) : 1 à 3 ans d’expérience sur une fonction similaire Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques notamment le pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote) et Teams
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Gestion administrative et gestion d’agendas
• Compétences en outils de gestion (ex : ERP)
• Recyclage régulier « métier » demandé Compétences comportementales :
• Organisation et rigueur
• Autonomie, engagement et bon esprit d’équipe
• Aisance relationnelle et capacité à mener des conversations difficiles avec diplomatie
• Orientation résultat et orientation client
• Intégrité et discrétion Compétences linguistiques :
• Français et Anglais courant
• L’allemand et le luxembourgeois sont considérés comme un atout