Responsable paie et administration du personnel

CJF Lëtzebuerg a.s.b.l. (anciennement Caritas Jeunes et Familles a.s.b.l.), ci-dessous « CJF », est une association luxembourgeoise forte de ses 38 ans d’engagement dans le secteur social luxembourgeois. Nous comptons plus de 750 collaborateurs répartis sur plus de 40 structures et services et sommes présents dans 19 communes du pays. Nous sommes membres de Bientraitance a.s.b.l., signifiant que nos actions, projets et postures professionnelles s’inscrivent dans une culture bientraitante et bienveillante. Nous portons notre mission dans chacune de nos actions : Grandir ensemble. Toutes nos actions sont guidées par les principes de la Déclaration universelle des Droits de l’Homme et de la Déclaration des Droits de l’Enfant. Nos collaborateurs travaillent quotidiennement dans les secteurs de l’enfance, de la jeunesse et de la famille afin de créer un environnement serein où chaque enfant, adolescent ou jeune adulte peut trouver toutes les chances de s’épanouir, quelles que soient sa situation et sa différence.

Nous recherchons notre responsable paie et administration du personnel (H/F/X) pour intégrer le service des Ressources Humaines situé au siège à Luxembourg-Howald.

Vous aimez relever des défis, résoudre des problématiques complexes et mettre votre expertise au service de résultats concrets ?

Nous vous proposons de prendre la responsabilité d’un périmètre Administration du Personnel & Paie stratégique, opérationnel et en pleine évolution, au sein d’une organisation de plus de 750 collaborateurs.

Vos responsabilités :

Rattaché(e) à la Direction, vous pilotez l’ensemble des activités d’administration du personnel et de paie, de l’entrée à la sortie des collaborateurs, en garantissant la fiabilité, la conformité et l’efficacité des processus.

Véritable référent(e) technique et opérationnel(le), vous conjuguez expertise métier, management et capacité d’intervention sur les dossiers complexes ou sensibles.

Vous accompagnez votre équipe, conseillez les responsables et contribuez activement à la sécurisation et à l’évolution des pratiques RH.

Vos missions :

1. Superviser l’administration du personnel

• Superviser les contrats, avenants, visites médicales, affiliations/désaffiliations et la tenue des dossiers collaborateurs ;

• Garantir le suivi des absences, congés, incapacités de travail et autres événements administratifs ;

• Veiller au respect des obligations et échéances administratives ainsi qu’à la fiabilité des données RH ;

• Prendre en charge ou accompagner l’équipe dans les dossiers administratifs complexes nécessitant une expertise approfondie.

2. Superviser et sécuriser la paie

• Superviser le processus de paie, garantir son exactitude et le respect des échéances ;

• Contrôler les éléments fixes et variables : temps de travail, absences, primes, indemnités, avantages, heures supplémentaires, entrées/sorties, etc. ;

• Garantir la cohérence des données et assurer la régularisation des éventuelles anomalies.

3. Garantir la conformité légale et conventionnelle

• Garantir l’application de la législation luxembourgeoise, de la convention collective, du règlement d’ordre intérieur et des procédures internes ;

• Assurer la veille légale et sociale et mettre en œuvre les évolutions impactant l’administration du personnel et la paie ;

• Sécuriser les pratiques et alerter la direction en cas de risque ou de non-conformité.

4. Manager, coordonner et accompagner

• Organiser, coordonner et superviser les activités de l’équipe Administration & Paie, en veillant à la qualité et à la continuité du service ;

• Développer l’autonomie, l’expertise et la polyvalence de l’équipe, tout en favorisant le partage des connaissances ;

• Assurer un rôle de référent technique et apporter un soutien dans la gestion des situations complexes ;

• Conseiller les responsables et les collaborateurs et collaborer avec les différents interlocuteurs internes et externes.

5. Piloter et améliorer l’activité

• Produire et analyser les principaux indicateurs RH : masse salariale, effectifs, absences, temps de travail et données de paie ;

• Identifier les risques, les dysfonctionnements et les axes d’amélioration afin de proposer des solutions concrètes et durables ;

• Optimiser et harmoniser les processus, procédures et méthodes de travail ;

• Participer à l’évolution des outils RH/SIRH, à l’automatisation des processus et aux projets RH transversaux.

Votre profil :

Formation et expérience

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bachelor (Bac+3) minimum en ressources humaines, droit, gestion, comptabilité ou domaine équivalent ;

• Expérience confirmée en administration du personnel et en paie, idéalement d'au moins 8 ans, dont une expérience significative dans une fonction à responsabilités;

• Une expérience en management d’équipe et/ou dans le secteur social luxembourgeois constitue un atout.

Compétences

• Parfaite maitrise du français (à l’oral comme à l’écrit), la maitrise du Luxembourgeois constitue un grand avantage ;

• Très bonne connaissance du droit du travail et de la législation sociale luxembourgeoise ;

• Maîtrise des processus d’administration du personnel, de paie et de gestion du temps ;

• Bonne maîtrise des outils SIRH/paie et d’Excel ;

• Rigueur, capacité d’analyse, organisation et respect des échéances ;

• Leadership, qualités relationnelles et capacité à accompagner une équipe ;

• Discrétion, sens du service et respect de la confidentialité.

Nous vous offrons

• Une rémunération fixée selon la CCT-SAS en vigueur (carrière C6 maximum) ;

• Un poste à responsabilités, varié et stimulant, au cœur des enjeux RH d’une organisation de plus de 750 collaborateurs ;

• Un environnement dans lequel votre expertise et vos propositions d’amélioration auront un impact concret ;

• L’opportunité de structurer, sécuriser et faire évoluer les processus d’administration du personnel et de paie ;

• Un environnement de travail bienveillant et professionnel, au sein d’une équipe pluridisciplinaire, passionnée et engagée ;

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (40h/semaine).

L’Education est une vocation pour vous ? On vous attend

Rejoindre CJF, c’est intégrer une association qui place au cœur de ses actions des valeurs fortes : engagement, ouverture vers l'autre et sa diversité, bienveillance et solidarité.

Notre politique d’embauche assure une égalité d’accès aux opportunités pour tous les talents. Toutes les candidatures sont accueillies et évaluées dans un esprit d’équité et de respect.

En cas d’embauche, un extrait de casier judiciaire n°3, 4 et 5 vous sera demandé.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement destiné à permettre à CJF la gestion de la demande qu’elle reçoit. Elles sont destinées aux membres et aux services de CJF conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD).