Office Manager

Steel Shed Solutions est une plateforme digitale internationale basée à Luxembourg. Créée en 2001, Steel Shed Solutions est aujourd’hui une scale up de quatre-vingts collaborateurs qui réalise un chiffre d’affaires de plus de 50 millions d’euros. Nous sommes spécialisés dans la conception et la vente en ligne de bâtiments métalliques en kit. Plus que construire des bâtiments, la raison d’être de Steel Shed Solutions est : "construire votre avenir". En forte croissance, nous recrutons une trentaine de talents dans les 3 prochaines années qui partagent nos valeurs **:Responsabilité & engagement, Sens du client, Agilité et Appartenance.** Au sein de [intitulé département] [mission principale en 3 lignes] **Le rôle**: **Assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau, garantir un environnement de travail optimal pour les employés, et gérer les ressources et infrastructures (salles de réunion, fournitures, services).** **Responsabilités principales** **1. Gestion des installations et infrastructures** - Superviser et coordonner l’entretien des locaux sur les 2 niveaux, y compris les 5 salles de réunion. - Assurer la disponibilité et le bon fonctionnement des équipements (vidéoprojecteurs, écrans, câblages, etc.). - Gérer les relations avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité). - Superviser les aménagements ou réaménagements de l’espace de travail. **2. Gestion administrative** - Commander et gérer les fournitures de bureau et consommables. - Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les colis. - Élaborer et suivre le budget lié à l’administration du bureau. - Maintenir les dossiers administratifs liés aux locaux et aux contrats fournisseurs. **3. Coordination des services** - Organiser les services communs : réception, accueil des visiteurs, et gestion du standard téléphonique si applicable. - Gérer les réservations des salles de réunion et résoudre les conflits de planning. - Soutenir les équipes dans la planification d’événements internes (team buildings, réunions, séminaires). **4. Conformité et sécurité** - Garantir le respect des normes de sécurité et de santé au travail. - Être le point de contact pour les audits ou inspections liés aux locaux et services. - Mettre en œuvre et suivre les consignes en cas d’urgence (plans d’évacuation, procédures incendie). **5. Support transversal** - Travailler en étroite collaboration avec les départements RH, Finance, et IT pour répondre aux besoins opérationnels. - Assister dans la gestion des onboarding des nouveaux employés (accès, équipements, présentation des locaux). **Le profil**: **Formation** - Bac +2/3 en gestion, administration, ou domaine similaire. **Expérience professionnelle** - Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire (Office Manager,ou rôle administratif transversal). - Expérience dans un environnement international ou en gestion de bureau pour une entreprise de taille moyenne à grande appréciée. **Compétences techniques** - Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, notamment Excel et Teams). - Connaissance des systèmes de réservation de salles et de gestion d’équipements (ex : Room Booking Systems). - Bonne compréhension des exigences en matière de sécurité et de conformité. **Compétences comportementales** - Organisation et rigueur dans la gestion des tâches multiples. - Aptitude à communiquer efficacement avec divers interlocuteurs (employés, prestataires, direction). - Réactivité et capacité à résoudre rapidement les problèmes. - Esprit d’initiative et capacité à anticiper les besoins. - Sens du service et orientation client interne. **Langues** - Français courant. - Anglais professionnel requis (capacité à échanger avec des prestataires internationaux). - Toute autre langue (luxembourgeois, allemand) est un atout. **Nous vous offrons**: Un accompagnement et une formation au quotidien pour réussir pleinement dans votre fonction et vous permettre de monter en compétences ; Des opportunités d’évolutions au sein d’un groupe en pleine croissance ; Un environnement de travail agréable et dynamique ; Un salaire motivant ; **Process de recrutement** Nous avons un process de recrutement rapide: Un premier échange téléphonique avec Grégory de notre équipe RH pour mieux se connaitre et échanger avec vous sur l’offre et votre profil Nous vous inviterons ensuite dans nos locaux afin de rencontrer le manager, pour un échange plus approfondi. Cet échange, s’il est concluant, sera suivi d’un test technique que vous pourrez réaliser à distance. Et enfin la dernière étape est un échange avec l’un des dirigeants de Steel Shed Solutions], afin que vous puissiez en savoir plus sur la culture (échange physique ou par visio-conférence).