Agent Administratif Du Service Accueil Et Secrétariat

Description
**Mission**:
L’agent administratif du service accueil et secrétariat reporte directement au chargé de mission accueil et secrétariat. Il assure l’accueil des visiteurs ou de toute autre personne que ce soit en face à face ou par téléphone, identifie leurs besoins et les renseigne quant à leur demande. Il apporte un support administratif à la Direction et donne du support aux autres équipes internes. Il veille également à la propreté et à l‘ordre des espaces d’accueil.

**Activités principales**:
**En lien avec notre valeur « Responsabilité »**:

- Assurer la gestion de la centrale téléphonique ;
- Assurer la réception, le tri et la distribution des courriers entrants ainsi que la préparation et l’expédition des courriers sortants ;
- Coordonner la gestion de réservation des salles de réunion et veiller à la bonne tenue des espaces d’accueil. Organiser le catering lors d’événements ;
- Assurer la gestion de réservation du parc automobile ;
- Assurer la gestion des stocks de papeterie, fournitures de bureau et produits de catering, et effectuer les commandes nécessaires afin de garantir leur disponibilité.

- Organiser et archiver les documents administratifs (physiques et numériques) ;
- Effectuer diverses tâches administratives supplémentaires selon les besoins.

**En lien avec notre valeur « Confiance »**:

- Recevoir et renseigner les visiteurs ou toute autre personne qui se présente à la Fondation ; contrôler leur identité, veiller à la sécurité en notant les entrées et les sorties ;
- Répondre aux demandes d'informations générales concernant les services proposés par la Fondation et rechercher les informations nécessaires pour répondre aux questions des visiteurs.

**En lien avec nos valeurs « Engagement et courage »**:

- Participer à l’organisation de divers événements, tels que le Summerfest ; Mataarbechterfeier Chrëschtfeier, etc ; et donner du support lors d’événements spéciaux (BEX, CA, formations, etc.).

**Qualifications et compétences requises**:
**Diplômes et compétences techniques**:

- Être détenteur d’un CATP, DAP ou tout autre diplôme reconnu comme équivalent au Luxembourg ; une première expérience dans une fonction similaire constitue un atout.

- Maîtriser les outils bureautiques courants (Excel, Word, PowerPoint).

- Avoir une maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise. Toute autre langue constitue un atout.

**Compétences sociales et savoir-être**:

- Communiquer aisément et efficacement au téléphone, en public et par écrit ; avoir d’excellentes capacités de communication orales et rédactionnelles.

- Être rigoureux, avoir le sens de l’organisation et la capacité à résoudre des problèmes.

- Être flexible, proactif, dynamique et autonome.

- Être courtois, aimable, avoir le sens de la diplomatie et de la discrétion.

- Savoir se montrer patient ; posséder une aisance relationnelle.

- Avoir une bonne présentation.

**Notre offre**:

- Un environnement de travail familial et multiculturel

- Un travail intéressant et diversifié dans une équipe dynamique

- Une rémunération attractive selon la CCT-SAS (Carrière en fonction du diplôme, maximum C3)

- Carte Sympass

**Postulez en ligne sur et téléchargez les documents suivants**:

- Lettre de motivation

- CV avec photo

- Copie du/des diplôme(s)

En cas d’embauche, les extraits judiciaires n°3, n°4 et n°5 vous seront demandés.

Langues Luxembourgish; Letzeburgesch French German English Education Diplôme d'aptitude professionnelle (DAP)