Deux Gestionnaires Administratifs

L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins du Service Communication et relations publiques (CRP) et pour la Direction Energie - Environnement, **deux gestionnaires administratifs (M/F),** dans le régime du salarié, à plein temps/mi-temps, sous contrat à durée indéterminée et avec possibilité de fonctionnarisation dans le « groupe traitement B1, sous-groupe administratif ».

**Conditions d’admissibilité**:

- être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
- faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
- détenir un diplôme de fin d’études secondaires, un diplôme de fin d’études secondaires techniques ou une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

1 **Poste à plein temps au Service Communication et relations publiques**:
**Missions**:

- Tâches de secrétariat:

- Courrier
- Accueil téléphonique
- Réception
- Préparation de réunions
- Mailings
- Gestion de plannings d’affichage des différents supports et canaux de la Ville ;
- Gestion de bases de données (abonnées), ou de listes de distribution ;
- Soutien administratif des différentes cellules du département ;
- Gestion des stocks de matériel publicitaire et de distribution, archivage.

**Profil**:

- Aisance au niveau de la coordination et de l’organisation impliquant de nombreux acteurs ;
- Facilité à communiquer et à travailler avec de nombreux intervenants ;
- Aisance relationnelle et aisance à travailler en équipe et à participer aux échanges entre les collaborateurs ;
- Sens des responsabilités pour la réalisation des projets « client-oriented » et le respect des délais impartis ;
- Forte capacité d’organisation et de maintenir une vue d’ensemble, également dans des situations de stress ;
- Capacité à travailler de façon autonome ;
- Compétence en outils bureautiques et informatiques communs (word, excel,) ;
- Esprit d’initiative pour proposer des projets ou des améliorations permettant de mieux communiquer les missions et activités des services vers l’externe ;
- Des connaissances en Access ainsi qu’une expérience professionnelle constituent un atout.

**1 **Poste à mi-temps auprès de la Direction Energie-Environnement**:
**Missions**:

- Traitement, analyse et classement du courrier destiné à la DEE ;
- Gestion des commandes relatives au domaine de la DEE ;
- Gestion de contrats relatifs au domaine de la DEE ;
- Organisation et coordination des réunions/commissions techniques et réalisation des tâches liées à ces réunions (rédaction de l’ordre du jour, du compte-rendu, etc.) ;
- Conception et préparation des supports de présentation, rapports, avis, notes et autres documents ;
- Rédaction et mise en page de courriers et de correspondance administratifs ;
- Soutien de la direction et de l’encadrement dans les tâches administratives et organisationnelles ;
- Recherches thématiques sur internet ;
- Recherches diverses dans les banques de données et dans les systèmes d’information géographiques de la Ville ;
- Archivage des documents et informations relatifs au domaine de la DEE ;
- Accueil téléphonique ;
- Engagement de dépenses à prévoir ;
- Ordonnancement de dépenses et notes de crédit ;
- Élaboration de déclarations de recettes communales ;
- Saisie et imputations de factures dans le système SAP ;
- Préparations budgétaires ;
- Élaboration annuelle de propositions budgétaires ;
- Réception, numérisation et distribution du courrier entrant ;
- Traitement et suivi des avis des services ;
- Gestion du système DSK ;
- Gestion des heures dans le système TIM.

**Profil**:

- Capacité de détecter et de résoudre des problèmes
- Rigueur et bon esprit d’organisation
- Esprit analytique
- Avoir un sens d’organisation et de coordination développé
- Avoir de bonnes facultés de communication
- Discrétion
- Savoir assumer des responsabilités financières
- Savoir travailler de manière autonome