Gestionnaire Administratif

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Corps grand-ducal d’incendie et de secours

**Missions**:

- La mission principale du titulaire du poste est d’assister le niveau cadre de l’Institut National de Formation des Secours (INFS) et d’assurer la gestion administrative des procès-verbaux afin d’optimiser la gestion de leur activité, ainsi que d'assurer le travail quotidien du service administratif:

- Apporter un soutien administratif au niveau cadre de l’INFS;
- Être la personne de contact pour les départements et services compétents de l’INFS en rapport avec la gestion des rendez-vous et de l’organisation des manifestations (prises de contact, réservations, suivi);
- Assister aux projets, missions et études de la direction;
- Rédiger des procès-verbaux et des rapports de réunions internes et externes;
- Assurer l’accueil physique au guichet d’accueil (accueillir les visiteurs venant de l’extérieur ainsi que les pompiers et identifier leurs demandes);
- Assurer l’accueil téléphonique (réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés, fournir des renseignements aux membres du CGDIS ou au public etc.);
- Assister dans la digitalisation et la mise à disposition des documents;
- Élaborer et exécuter des processus ainsi que des simplifications administratives;
- Rédiger, mettre en forme et envoyer des lettres personnalisées;
- Assister à l’organisation des cours de premiers secours pour les entreprises externes et le besoin du public;
- Gérer les formations des pompiers à travers les logiciels respectifs;
- Assurer toute autre tâche administrative qui contribue au bon fonctionnement du service.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
- Savoir se présenter et communiquer de façon professionnelle avec le public et les fournisseurs;
- Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
- Faire preuve d’autonomie, de flexibilité, de polyvalence, d’empathie et de serviabilité;
- Avoir le sens de l’ordre et de l’organisation;
- Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;
- Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

**Compétences comportementales**
- Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
- Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
- Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
- Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

**Atouts**
- Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 5 ans en tant qu’assistant de direction ou dans une fonction de soutien administratif similaire;
- Être disponible à travailler des horaires irréguliers.

**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.