Assistant Administratif

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Ministère du Logement - Service des aides au logement

**Missions**:

- Activités administratives:

- Traitement du courrier entrant (ouverture, tri et ventilation des plis, préparation du courrier pour les destinataires);
- Contrôle des demandes d’aides entrantes (formulaires incomplets renvoyés aux demandeurs);
- Saisie du courrier dans les systèmes de gestion (réception et affectation des pièces aux dossiers concernés et création d’un dossier électronique pour les nouvelles demandes);
- Préparation, rédaction et traitement de certains courriers sortants (lettres de rejets, registre des lettres recommandées, lettres d’intention, etc);
- Rédaction, classement et suivi des déclarations des hypothèques aux bureaux d’hypothèques de l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines.
- Autres collaborations:

- En cas de besoin, remplacement à l’accueil du Guichet unique des aides au logement pour recevoir et évaluer la demande des visiteurs, informer et conseiller les visiteurs sur les différentes aides au logement en fonction de leurs besoins;
- Assister les agents du Call Center en cas de besoin : prise en charge des appels téléphoniques arrivant au Call Center.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Maîtrise orale et écrite des 3 langues administratives du pays et de l’anglais.
- Aptitude à s’approprier les connaissances suivantes:

- La législation et la réglementation des aides au logement;
- Les procédures administratives concernant le traitement des dossiers;
- Les procédures techniques de l’outil de gestion des dossiers;
- La règlementation sur la protection des données privées.
- Le fonctionnement et l'organisation interne, du service et de l'administration;
- Communiquer aisément et efficacement au téléphone et en public;
- Disposer de tact, diplômatie et discrétion;
- Etre courtois, patient et aimable.

**Compétences comportementales**
- Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
- S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
- Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
- Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité;
- S'auto-développer : vous planifiez votre développement en fonction de vos possibilités et vos intérêts, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et compétences;
- Atteindre les objectifs : vous vous impliquez et démontrez de la volonté afin de générer des résultats et vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit présenter un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

**Nationalité**

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.