Office Management Assistant

il y a 4 jours

Luxembourg Hays France Temps plein

Nous accompagnons actuellement un cabinet d'avocats international de premier plan, basé au Luxembourg, dans la recherche de son futur Office management assistant.

Ce que notre client propose
- Un environnement de travail stimulant et bienveillant, au sein d'un cabinet reconnu pour son excellence.
- Un poste clé dans le bon fonctionnement quotidien de la structure.
- Une culture d'entreprise collaborative et dynamique.

Ce poste polyvalent est au cœur des opérations quotidiennes du cabinet, avec un large éventail de responsabilités allant de la gestion des services généraux à l'appui administratif.

Vos missions principales:
Gestion des services généraux et du bureau
- Gérer les stocks de fournitures et les consommables alimentaires : suivi, commandes, réception.
- Coordonner les prestataires liés aux infrastructures du cabinet (nettoyage, sécurité, maintenance technique, etc.).
- Assurer l'entretien courant des équipements (machines à café, fontaines à eau, etc.) et remonter les incidents ou besoins de maintenance.
- Organiser les déménagements internes et veiller à l'optimisation des espaces de travail.
- Gérer les livraisons entrantes et sortantes de documents et colis.
- Être l'interlocuteur des fournisseurs pour les services de restauration, déchets, courrier, etc.

Soutien administratif:

- Accueil téléphonique, gestion du courrier et de l'agenda.
- Préparation et coordination logistique des réunions internes et externes.
- Suivi administratif des contrats fournisseurs, contrôle des factures.
- Renfort ponctuel à l'équipe de réception selon les besoins.

Coordination & communication interne:

- Être le point de contact des différents départements pour leurs besoins liés aux services généraux, notamment lors de l'organisation d'événements internes.

Profil recherché:

- Vous disposez d'un diplôme de niveau Bac +2 (type BTS, DUT) minimum.
- Vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement exigeant (cabinet d'avocats, fiduciaire, grande entreprise).
- Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais (oral et écrit). La connaissance du luxembourgeois, de l'allemand ou du néerlandais est un atout.
- Vous avez une excellente maîtrise des outils MS Office.
- Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre orientation service.
- Vous savez gérer les priorités, faire preuve d'autonomie tout en étant un véritable joueur d'équipe.
- Diplomatie, discrétion, réactivité et polyvalence sont des qualités essentielles pour réussir à ce poste.

  • Office Manager

    il y a 2 jours

    Luxembourg Valfidus Temps plein

    As Office Manager & Legal Assistant, you will join the Valfidus Head Office team and work directly under the supervision of the Managing Director of the Valfidus Group. - Office Manager - Oversee the daily operations of the office, including organizing office supplies and coordinating maintenance. - Manage calendars, arrange meetings and events, and...

  • Executive Assistant

    il y a 2 jours

    Luxembourg Brookfield Asset Management Temps plein

    Location Luxembourg - 26A Boulevard Royal Business - Real Estate Brookfield Real Estate Group is one of Brookfield’s primary operating groups. The Real Estate Group is one of the world's largest investors in real estate, with a global portfolio that includes office, retail, multifamily, logistics, hospitality and alternative real estate assets on five...

  • Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Luxembourg, Luxembourg Brookfield Asset Management Temps plein

    LocationLuxembourg - 26A Boulevard RoyalBusiness - Real EstateBrookfield Real Estate Group is one of Brookfield's primary operating groups. The Real Estate Group is one of the world's largest investors in real estate, with a global portfolio that includes office, retail, multifamily, logistics, hospitality and alternative real estate assets on five...

  • Assistant Office Manager

    il y a 17 heures

    Luxembourg LHH Temps plein

    Our client, a prestigious investment manager based in Luxembourg City is looking for an Assistant Office Manager for a 3 months duration contract. (renewable) LHH Recruitment Solutions offers extensive HR solutions through one unique brand. We are specialised in the employment of middle and top management and highly qualified professionals in contracting,...

  • Office- & Team-assistant/ Manager (M/F/d)

    il y a 6 jours

    Luxembourg Riverty GmbH Temps plein

    **We are looking for an** **Office - & Team-Assistant/ Manager (M/F/d)** **(unlimited, part-time or full-time) at our new Riverty location in Luxembourg** You don’t just want to manage - you want to build something from the ground up? You’re a problem solver, and someone who thrives in a dynamic setup? Then this is your role. As Office - &...

  • Executive Assistant

    il y a 17 heures

    Luxembourg LHH Temps plein

    This is an exciting opportunity to join an independent Luxembourgish alternative assets feeder fund platform. Headquartered in Luxembourg, the company combines its core values with an entrepreneurial approach to offer access to top-quality private market funds. With dedicated coverage, team, managing partners, board members and senior advisors, the company...

  • Project Management Office Assistant Senior

    il y a 2 semaines

    Luxembourg infeurope S.A. Temps plein

    **Job Type(s)**:CDI Permanent**Location(s)**:Luxembourg**Company Name**:infeurope S.A.infeurope is looking for a **Project Management Office Assistant** with more than 7 years of experience for one of its client which is an European company based in Luxembourg. **TASKS** - Standard Portfolio Management Office activities: - Managing the PMO Project Pipeline...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Business Training Luxembourg SA Temps plein

    30 years of experience in high-end training **Business Training’s experience is built on solid ground**: we have been providing cutting-edge ICT training sessions for about 20 years. Originally, Business Training specialized in IT technical and end-user trainings (Windows, MS Office, etc.). A few years ago, our company widened the range of its training...

  • Office Assistant

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Le Grand & Associates Temps plein

    Are you a dynamic and organized individual looking for a diverse role in a professional environment? We are currently seeking a Receptionist/Office Assistant for a prestigious law firm located in Luxembourg. Our client, an independent law firm comprised of over 40 professionals, provides comprehensive legal services to a diverse clientele, both nationally...

  • Des Assistants Sociaux

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Croix-Rouge luxembourgeoise Temps plein

    **Des assistants sociaux à 20h-30h-40h/semaine **en CDI pour: - Office social de Kaërjeng - Office social d’Echternach Rosport-Mompach - Office social commun de Grevenmacher - Office social de Hesperange - Office social de Kayl-Tétange/Rumelange - Office socialcommun Mondorf-les-Bains / Dalheim - Office social commun de Remich - Office social de...