Secrétaire Trilingue Expérimenté

Description
Afin de renforcer notre équipe du Secrétariat Technique, nous recherchons 1 Secrétaire trilingue expérimenté qui supervisera une équipe de secrétaires techniques et de réceptionnistes.

Tâches principales
- En collaboration avec sa hiérarchie, organiser le travail du Secrétariat technique et de la Réception : répartition des tâches, mise en place d’une polyvalence au sein de l’équipe pour les tâches récurrentes (lettres d’adjudication, raccordements, etc.)
- Elaborer des courriers complexes à l’attention des administrations et/ou entreprises sur base des éléments fournis par les clients internes
- Développer et mettre en place des procédures de travail
- Être force de proposition pour ce qui est de l’optimisation du travail et de l’amélioration continue
- Gérer et développer les collaborateurs dont il est responsable : encadrer, former, motiver, gérer les conflits
- Être l’interlocuteur privilégié des clients internes : comprendre leurs besoins, convenir des délais, donner du feedback quant à l’avancement du travail si nécessaire
- Rendre sa hiérarchie attentive aux éventuels obstacles ou problèmes rencontrés pouvant avoir un impact sur les opérations de l’entreprise (retards, manque d’informations, prix non respectés, etc.)
- Participer à l’organisation des réunions à la demande de la Direction
- Assurer le back-up du Secrétariat de direction
- Rapporter à ses supérieurs hiérarchiques toutes les informations, doutes, questions nécessaires
- Selon les besoins opérationnels de la Société, le salarié peut se voir confier l'exécution de toute autre fonction compatible avec ses aptitudes professionnelles.

Tâches supplémentaires
- Soutient les membres de ses équipes dans la communication avec les instances administratives, les entreprises et les interlocuteurs internes
- Guide et conseille les membres de ses équipes dans l’avancement de leurs tâches
- Contribue à la gestion et au suivi du planning des projets gérés au sein de l’équipe

Compétences techniques
- Expérience avérée dans le domaine du secrétariat
- Compétences avérées en matière de gestion de projets (planification, contrôle, communication, etc.)
- Compétences dans la gestion d’une équipe
- Connaissance ou capacité à intégrer et à s’adapter aux systèmes et standards internes à la SNHBM
- Connaissances approfondies des différents corps de métier intervenant dans les projets

Compétences managériales & sociales
- Se montre responsable de son travail et de celui de son équipe
- Montrer l’exemple
- Fournir les explications nécessaires et encourage ses collaborateurs dans le cadre de la gestion du changement
- Communiquer de façon claire, positive et assertive envers les interlocuteurs
- Être doté d’une bonne aisance relationnelle afin de développer et entretenir des relations de travail saines tant en interne qu’en externe
- Sait formuler du feedback constructif aux membres de son équipe et à ses interlocuteurs
- Dispose d’une expérience avérée en matière de gestion d’une équipe
- Affiche un goût prononcé pour le travail en équipe
- Est animé par la volonté de transmission d’expérience
- A la capacité à anticiper et à gérer des conflits
- Est proactif et fait preuve d’initiatives

Formation & Expérience
- Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction
- Connaissance de l’ensemble des phases d’un projet
- Min. 5-8 ans d’expérience dans le métier

Langues French German Luxembourgish; Letzeburgesch Education Bachelor Expériences professionnelles 5+ years