Assistant Administratif

Description
Autopolis Bertrange renforce son équipe : nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) motivé(e), rigoureux(se) et orienté(e) client.
Rejoignez un environnement professionnel stimulant, au cœur d’un acteur majeur de la mobilité.

L'Assistant(e) Commercial(e) joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’activité commerciale de la marque ou du groupe de marques en collaboration avec les vendeurs et le Brand Manager.

Il/elle assure le suivi administratif et financier des ventes, la gestion des commandes et le contrôle des dossiers afin de garantir un service client optimal et une fluidité des opérations. Son travail contribue directement à la performance de l’activité en assurant une gestion rigoureuse des processus commerciaux et financiers.

Il/elle répond directement au Brand Manager.

**MISSIONS PRINCIPALES**

**1. Support administratif et commercial**
- Assurer l’atteinte des volumes de facturations, participer à analyser les tendances et identifier les écarts par rapport aux objectifs.
- Établir avec le Brand Manager les prévisions de facturation, primes et bonus en lien avec les objectifs commerciaux.
- Contrôler et assurer la mise à jour des données commerciales dans le DMS.
- Gérer les primes et bonus des constructeurs et assurer un reporting précis et régulier.
- Suivre les provisions de primes à recevoir avec le département comptable.
- Suivre les campagnes et actions commerciales clôturées, en cours, à venir.
- Vérifier et analyser les marges en cours et en fin de mois pour garantir la rentabilité.

**2. Gestion quotidienne des commandes et suivi des dossiers**
- Assurer la gestion et le suivi quotidien des commandes de véhicules.
- Traiter les litiges ouverts avec la comptabilité et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours.
- Suivre les litiges liés aux marques, aux COC et aux factures d’achat non transmises.
- Assurer le suivi et la mise à jour des informations sur les portails des marques (Retail).
- Gérer les relations avec les agents (Astara & Stellantis)
- Suivre les charges internes liées aux différents services (magasin, VO, SAV, carrosserie) et garantir leur bonne affectation.
- Coordonner les arrivages de véhicules en relation avec le département logistique.
- Gérer le stock des véhicules et assurer les commandes en fonction des besoins commerciaux.
- Assister dans la gestion des véhicules de démonstration et des démos/mobility.

**3. Facturation et gestion financière**
- Gérer et suivre les demandes d’incentives à la marque (upload des documents, contrôle de réception et suivi des validations).
- Vérifier quotidiennement les factures usines et s’assurer de leur conformité avec les bons de commande.
- Contrôler et valider les factures ainsi que les notes de crédit émises par les constructeurs via Docuware.
- Assurer un suivi rigoureux des paiements et signaler toute anomalie au service comptabilité.

**4. Gestion des ventes de véhicules clients et showroom**
- Créer les commandes de véhicules dans le système marque et le DMS.
- Assurer le suivi complet des commandes, de la validation à l’arrivage.
- Encoder les informations clients et véhicules dans le DMS.
- Vérifier la complétude des dossiers commerciaux avant la passation au département livraison.
- Effectuer les demandes de paiement des véhicules auprès du service comptabilité et assurer leur suivi.
- Imprimer et préparer les documents nécessaires aux départs de garantie ou contrat d’entretien
- Contrôler les marges et primes appliquées sur chaque véhicule vendu.
- Assurer la clôture des Ordres de Réparation (OR) en fin de processus de livraison (contrôler l’exactitude des éléments contenus dans le document)
- Archiver l’ensemble des documents liés à la vente pour assurer une traçabilité complète.

**5. Support au Brand Manager et aux vendeurs**
- Assister le Brand Manager dans la gestion financière et le suivi budgétaire des opérations commerciales.
- Apporter un support administratif sur les interventions extras des dossiers commerciaux.
- Suivre et gérer les deals spéciaux, en assurant un contrôle précis des conditions et des documents associés.
- Fournir un accompagnement aux vendeurs pour la gestion et la finalisation de leurs dossiers.

**COMPÉTENCES REQUISES**

**Compétences techniques**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels de gestion commerciale, DMS).
- Connaissance approfondie des processus administratifs et financiers liés à la vente automobile.
- Rigueur et précision dans le suivi des dossiers et la facturation.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

**Compétences relationnelles**:

- Sens de l’organisation et gestion efficace des priorités.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Esprit d’équipe et forte orientation service client.
- Réactivité et aptitude à gérer les situations imprévues avec professionnalisme