Assistant Administratif Pour Les Besoins Du

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Le Service national de la jeunesse (SNJ) est une administration publique dont le champ d’action est celui de l’éducation non formelle qui comprend toutes les activités éducatives organisées en-dehors du système scolaire formel. Ses actions et projets s’adressent aussi bien à des jeunes qu’à des acteurs du travail éducatif avec les enfants et les jeunes.

L'équipe de secrétariat général est composée de deux assistants administratifs et de deux agents d’accueil. Cette équipe est en charge de différentes tâches administratives et d’organisation afin d’assister et de supporter la direction ainsi que les différentes divisions et les services de l’administration dans l’exécution des tâches quotidiennes.

**Missions**:

- Les missions de l’agent sont:

- Assister à l’organisation quotidiennes des tâches:

- Préparer l’organisation pratique d’évènements : réunions, formations, conférences, etc;
- Élaborer un planning de l’organisation et convoquer les parties concernées;
- Gérer les inscriptions.
- Guider les usagers de l’administration:

- Traiter les courriels entrants à l’adresse électronique générique;
- Traiter les appels téléphoniques entrants;
- Guider les usagers vers l’interlocuteur compétent.
- Gérer des données:

- Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer la qualité;
- Imprimer et diffuser des documents aux parties concernées;
- Tenir à jour des données et des bases de données;
- Effectuer le classement de documents.
- Préparer des dossiers:

- Gérer le suivi des dossiers;
- Effectuer le contrôle de dossiers physiques et qualifier les documents;
- Assister à l’archivage;
- Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (divisions, services, agents, personnes et organismes externes).

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention;
- Connaître les procédures internes du domaine d'intervention;
- Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention;
- Savoir travailler avec les outils MS Office;
- Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration et en particulier la gestion électronique des documents et les autres outils de gestion;
- Savoir travailler avec un INTRANET ainsi qu'avec une plateforme d'échange (technologie SharePoint);
- Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction.

**Compétences comportementales**
- Comprendre: Vous êtes apte à gérer une quantité importante de données en les classant avec méthode et structure et vous recherchez les informations et données nécessaires à la bonne exécution de vos tâches dans un environnement digital;
- Analyser: Vous savez évaluer l'information et les contenus jusque dans le détail, vous posez un regard critique et identifiez les contradictions et ambiguïtés. Vous êtes à même de restituer l'information dans une synthèse cohérente;
- Planifier le travail: Vous savez travailler avec méthode, de façon structurée et systématique afin d'effectuer les tâches au quotidien en fonction des priorités tout en tenant compte des tâches urgentes et importantes dans le planning;
- Gérer les imprévus: Vous adaptez rapidement votre agenda et vos priorités afin de répondre à des situations inattendues;
- Résoudre des problèmes: Vous n'hésitez pas de prendre l'initiative afin de résoudre les problèmes qui se présentent en agissant au bon niveau sans oublier de faire appel à la hiérarchie si nécessaire;
- Partager le savoir-faire: Vous veillez à transmettre vos propres connaissances à vos collègues de travail et vous participez au développement des méthodes et outils de gestion et de partage de connaissance;
- Soutenir: Vous apportez votre soutien dans la recherche aux solutions aux défis au quotidien et vous contribuez à définir des standards de qualité dans votre domaine et dans votre rayon d'action;
- Communiquer: Vous choisissez le bon moyen de communication pour transmettre les messages selon le contexte et l'interlocuteur (oral, écrit, téléphone, courreil, visioconférence, messagerie, etc.) et vous êtes attentif aux besoins de vos interlocuteurs;
- Travailler et coopérer en équipe: Vous collaborez et communiquez avec tous les membres de votre équipe et vous prenez en compte les besoins des autres membres de l'équipe. Vous n'hésitez pas d'entamer le dialogue pour résoudre des conflits avec autrui;
- Servir le client-usager: Vous êtes orienté vers le client et répondez rapidement et efficacement aux questions et plaintes des clients-usagers, tout en restant aimable, même confronté à des plaintes;
- Gérer le stress: Vous