Responsable de l'Administration et des Finances
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frEsch est une association dont la mission est de contribuer à implémenter la stratégie culturelle de la ville et d'accompagner le développement de la scène culturelle locale en soutenant, coordonnant et développant des projets, événements et espaces créatifs qui enrichissent la vie de la communauté, notamment :
L'ORGANISATION D'ÉVÉNEMENTS majeurs comme les Francofolies Esch/Alzette et la Nuit de la Culture, des rendez-vous annuels incontournables qui mettent en avant la diversité artistique et musicale.
LA GESTION DE LIEUX CRÉATIFS , tels que le Bâtiment 4, un espace de création et d'expérimentation artistique, ouvert aux artistes et aux initiatives innovantes.
LA COORDINATION DU LABEL ESCH CAPITALE CULTURELLE , une initiative qui perpétue L'HÉRITAGE D'ESCH2022 , mettant en lumière la richesse culturelle de la ville sur la scène internationale.
LA CRÉATION DE SYNERGIES ENTRE ARTISTES, HABITANTS ET PARTENAIRES LOCAUX pour encourager des projets collaboratifs et développer des initiatives culturelles originales, en particulier via l'initiative « Grands Rêveurs »
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité du Directeur Général, vous intégrerez l'équipe de frEsch afin de contribuer activement à l'ensemble des projets. Votre rôle consistera principalement à coordonner et à assurer le suivi des activités du pôle Administration et Finances, tant dans la gestion quotidienne et récurrente de la structure que dans le cadre de l'ensemble des événements dont elle assure la gestion.
LES MISSONS
ADMINISTRATION GÉNÉRALE DE L'ASBL ET DES DIFFÉRENTS PROJETS
- Assurer le suivi pour la bonne gestion des locaux et bureaux (assurances, lien avec le bailleur, lien avec la société de ménage, …)
- Assister la direction dans la relation avec les partenaires de la structure
- Contribuer à la rédaction des dossiers de présentation, de suivi, de subvention, d'évaluations et de bilans
- Contribuer à la recherche de subventions ou de nouveaux financements via une veille d'opportunité.
- Contribuer à la rédaction des réponses aux appels à projets.
- Coordonner et planifier des échéances relatives à l'introduction et l'instruction des dossiers.
- Assurer la gestion des locations
- Assurer une veille juridique, sociale et fiscale en lien avec la Fiduciaire
- Assurer la préparation et le secrétariat des Conseils d'administration et Assemblée générale de l'asbl
GESTION COMPTABLE, BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE
- Contribuer à la rédaction des budgets prévisionnels et des budgets analytiques de la structure et des projets en collaboration avec la direction
- Contribuer à la rédaction des budgets d'investissement
- Réalisation des devis et budgets liés à des actions spécifiques
- Suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement
- Suivi des budgets de productions, coproductions, coréalisations avec les différents partenaires
- Assurer la facturation, la caisse, la billetterie et les droits d'auteurs….
- Elaboration et structuration et suivi de la comptabilité générale, analytique et des paiements
- Edition des factures et suivi des débits/crédits
- Elaboration et suivi de la trésorerie
- Assurer pour l'ensemble de ce poste le lien avec la Fiduciaire
GESTION JURIDIQUE
- Rédaction et gestion des contrats de cession, des conventions de résidence, des contrats de coproduction et de coréalisation, des conventions liées à des actions spécifiques.
- Rédaction et gestion des conventions avec les partenaires
- Suivi de la gestion fiscale et sociale
- Suivi de la maintenance de l'équipement et des réglementations en termes de sécurité avec le régisseur technique et/ou le directeur technique.
- Mise en place et suivi des contrats d'assurance, déclaration des sinistres
ACCOMPAGNEMENT DANS LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- Gestion et transmission des informations liées au compte des jours de congés, salaires, télétravail, …
- Lien avec la fiduciaire pour le paiement des salaires et autres informations nécessaires
- Participation à la gestion quotidienne de l'association, à la préparation des réunions d'équipe, à l'élaboration des plannings,…
- Communication en interne, transmission entre la direction et l'équipe
