NSI - Office Coordinator

Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative basée à Esch-sur-Alzette et à Bertrange (LU), nous sommes à la recherche d'un(e) Office Coordinator parlant français et ayant d'excellentes connaissances en anglais.

Vos principales responsabilités

• Vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique , en français et en anglais.
  
• Vous gérez le courrier entrant et sortant .
  
• Vous assurez la gestion et le suivi des fournitures de bureau .
  
• Vous gérez les badges d'accès et les droits associés , et contribuez au respect des règles de sécurité pour les collaborateurs et les visiteurs.
  
• Vous participez à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs .
  
• Vous organisez les déplacements professionnels : réservation de vols, hôtels, transports, etc.
  
• Vous apportez un support administratif à l'Assistante de Direction ainsi qu'aux services RH, Commercial, Marketing et Finance.
  
• Vous supervisez les salles de réunion , veillez à leur bon fonctionnement et à leur bonne disposition, et vous assurez de la mise à disposition de boissons et d'encas lorsque cela est nécessaire.
  
• Vous participez à l'organisation d'événements internes et externes .
  
• Vous êtes le point de contact privilégié des fournisseurs et prestataires : fournitures, courrier, maintenance, services généraux, etc.
  
• Vous assurez le suivi des cartes tickets-restaurant, de la billetterie ainsi que des autres avantages et cadeaux destinés aux collaborateurs.
  
• Vous prenez en charge diverses tâches administratives contribuant au bon fonctionnement de l'entreprise .
  
• Vous secondez le Fleet Manager dans la gestion administrative de la flotte automobile : suivi des véhicules, cartes carburant, entretiens, contrôles techniques, sinistres et relations avec les fournisseurs.
  
• En collaboration avec le Facility Coordinator , vous assurez le suivi de certaines activités liées au Facilities Management : coordination des prestataires, maintenance des locaux, gestion des équipements et des espaces de travail.
  
• Vous veillez au bon fonctionnement des infrastructures et contribuez à offrir aux collaborateurs un environnement de travail agréable, efficace et sécurisé .
  
• Vous intervenez comme point de contact interne pour les différentes demandes logistiques et administratives liées aux services généraux.
  Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative basée à Esch-sur-Alzette et à Bertrange (LU), nous sommes à la recherche d'un(e) Office Coordinator parlant français et ayant d'excellentes connaissances en anglais.
  

Votre profil

• Vous avez au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
  
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais , tant à l'oral qu'à l'écrit.
  
• Vous disposez d'excellentes capacités organisationnelles et administratives .
  
• Vous maîtrisez les principaux outils Microsoft 365 et êtes à l'aise avec les outils informatiques.
  
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'accueil, du service et votre excellent relationnel .
  
• Polyvalent(e), organisé(e) et rigoureux(se) , vous savez gérer plusieurs sujets simultanément et définir vos priorités.
  
• Autonome et proactif(ve) , vous anticipez les besoins et savez faire face aux imprévus.
  
• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations qui vous sont confiées.
  
• Une expérience en Office Management, Facilities Management, services généraux ou gestion administrative d'une flotte automobile constitue un réel atout.
  
• Vous faites preuve de flexibilité et de mobilité entre nos sites d'Esch-sur-Alzette et de Bertrange , selon les besoins liés à votre fonction.
  
• La nature des missions nécessitant une présence sur site, ce poste n'est pas éligible au télétravail.
  

Si à l'issue du processus de recrutement, votre candidature est retenue, un extrait de votre casier judiciaire vous sera demandé conformément aux exigences liées à notre statut PSF.

Ce que NSI pourra vous offrir 🤝

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