Administrative assistant EN/FR M/F

il y a 1 mois

Luxembourg City Hays Temps plein

Our client European Institution is looking for an administrative assistant to provide support to the team.
The person should preferably have experience in Banking / Financial field and he/she should be able to work independently and keen to learn. The post works alongside another administrative assistant in the Director's office, a team of 2, the whole Department is over 50 staff.

Exectution of administrative process:

  • Ensure, in coordination with the other administrative assistant, the smooth running of the director's office. Coordinate arrangements for appointments and resolve conflicting demandes;
  • Ensure the secretarial support of two of the 3 divisions of the department (about 25 staff);
  • Manage regular updating of databases and statistics, plan and maintain the electronic archives of the department;
  • Assist in the day to day monitoring of the department's activity as well as sensitive and confidential topics (e.g. department's administrative and training budgets follow up;
  • Preparation and compilation of statistics;
  • Support on staff-related issues such as recruitments and internal transfers);
  • When required organise and/or coordinate meetings and business trips/missions, including travel arrangements, administrative preparation and follow-up as well as preparation of required documentation and background information;
  • Back up of Administrative Assistants during their absence to guarantee continuous busiess support.

Execution of secretarial activities

  • Manage correspondence and filter incoming inquiries (in particular phone calls and emails) according to the specific needs;
  • Draft/finalise/edit correspondence on various topics on behalf of the director, attend meetings and draft minutes;
  • Ensure accuracy of all documents produced within the department in terms of language (both English and French), grammar and content applying effective proofreading;
  • Respond to enquiries directed to the department and ensure allocation of enquiry to the appropriate individual to resolve the issue;
  • Maintain effective relationships internally and externally to ensure a good reputation of the department at all times and supervise effective completion of activities and processus;
  • Ensure maintenance of distribution lists for the divisions and/or the Department;
  • Distribute documents for the teams and accurate filing and data management of electronic and hard copy files, documents, data and other information.

Required education and experience:

  • Certified secondary level education, complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration);
  • At least 3 years of relevant professional experience as an Administrative or Executive Assistant;
  • Excellent knowledge of standard Microsoft Office tools (Word, Excel, and PowerPoint);
  • Excellent command of written and oral English and French. Good knowledge of another EU language would be an advantage.

APCT1_LU

  • Assistant Administratif Fr/ang

    Il y a 7 mois

    Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    **Votre profil****: - Nous recherchons un assistant administratif FR/ANG H/F pour un cabinet d'avocats renommé: - Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères, en traduction ou en secrétariat - Vous êtes débutant ou disposez d'une première expérience - Vous parlez obligatoirement français et vous avez un excellent niveau d'anglais -...

  • Assistante Administrative Fr-en-de

    il y a 5 jours

    Luxembourg Lease Temps plein

    **Description**: **Assistante Administrative FR-DE-EN** - Fonction: - Gestion factures entrantes et sortantes - Tâches administratives pour le management de la société - Classement - archivage - Profil: - Bachelier en secrétariat - Expérience dans une fonction similaire - Trilingue : Allemand - Anglais - Français - Empathique, diplomate, vous...

  • Assistant Administratif Fr-all

    il y a 2 semaines

    Luxembourg GH intérim Temps plein

    **Assistant administratif FR-ALL (h/f)**: **Poste**: **GH intérim Sàrl** est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années. Les équipes de **GH intérim** sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand, anglais, néerlandais,...

  • Assistant Administratif Fr/ang/all

    Il y a 7 mois

    Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    **Votre profil****: - Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères, en traduction ou en secrétariat- Vous êtes débutant ou disposez d'une première expérience - Vous parlez obligatoirement français et vous avez un excellent niveau en anglais et en allemand - Vous êtes d'une excellente présentation - Vous êtes rigoureux et organisé -...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche : 1 Assistant(e) administratif(ve) (Fr/Ang) Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères ,en traduction ou en secrétariat -Vous êtes débutant ou bénéficiez d'une première expérience -Vous parlez obligatoirement français et vous...

  • Assistant(e) de direction Fr/Ang

    Il y a 2 mois

    Luxembourg City Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche : 1 Assistant(e) de direction Fr/Ang Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en secrétariat ou assistanat de direction-Vous êtes débutant ou bénéficiez d'une première expérience comme assistant(e) de direction-Vous parlez obligatoirement français et...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Garage M. Losch Temps plein

    **Vacancy Name** - Assistante de Direction **Vacancy No** - VN661 **Work Location** - Bonnevoie **Job Details** - Um unser bestehendes Team in der - **Garage M. Losch in Bonnevoie** zu verstärken, suchen wir ein/e: - **Assistent/in** **der Geschäftsführung** **(m/w)** **Ihre Aufgaben***: - Unterstützung der Geschäftsführung in operativen,...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Spring Professional Temps plein

    **Employment Type** - Full Time **Contract Type** - Temp **Category** - Office Admin & Business Support **External Reference** - A1H6M000007KTYSQAU **Location** - Luxembourg **Client Description**: Our client, a European Institution, is looking for its future Administrative Assistant. The job offer is a temporary contract for one...

  • Administrative Assistants

    Il y a 4 mois

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...

  • Assistant Administratif Fr-all

    il y a 2 semaines

    Luxembourg GH Interim Temps plein

    **Poste**: **GH intérim Sàrl** est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années. Les équipes de **GH intérim** sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand, anglais, néerlandais, luxembourgeois, etc. et possédant...

  • Assistant Service Après-vente

    Il y a 4 mois

    Luxembourg Garage M. Losch Temps plein

    **Vacancy Name** Assistant(e) de service après-vente [M/F/d] / Serviceassistenten [m/w/d] **Vacancy No** VN1242 **Work Location** Bonnevoie - Afin de renforcer son équipe le Garage M. Losch Bonnevoie recherche pour entrée immédiate ou à convenir un/ une: **Assistant(e) de service après-vente [M/F/d]** **Tes tâches** - Tu travailles d’une...

  • assistant administratif

    il y a 1 jour

    Luxembourg City ConfiaRH Sàrl Temps plein

    Description de l'emploiConfiaRH S'est renommée pour son expertise dans la construction de bois et les travaux de toiture. Nous sommes un entrepreneur familial dévoué à fournir des solutions innovantes et d'excellente qualité.Nos clients apprécient notre approche passionnée du travail, nous avons donc besoin d'un(e) assistant administratif...

  • assistant(e) médical(e)

    Il y a 2 mois

    Luxembourg City Cabinet Médical Gregor Ott Temps plein

    Groupe médical recherche assistant(e) médical(e) (H/F) Lieu : Luxembourg (Centre et Nord)Contrat : Mi-temps ou plein-tempsLangues requises : Luxembourgeois, Allemand, Français Missions : Accueil des patients et gestion des rendez-vous Assistance aux médecins lors des consultations Tâches administratives (dossiers, suivi des documents) Profil : ...

  • Administrative Assistants

    Il y a 4 mois

    Luxembourg GSK STOCKMANN Temps plein

    We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and organising filings, subscriptions and registers with...

  • Administrative Assistant Fr/en

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Spring Professional Temps plein

    **Employment Type** - Full Time **Category** - Office Admin & Business Support **External Reference** - A1H7R00000FSAZTQAO **Location** - Luxembourg **Client Description**: Our client, a public institution in the health sector is looking for an administrative assistant to support its microbiology department for a contract duration of 3...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Extra Time Temps plein

    Notre mission est d'aider nos clients à libérer du temps de manière à pouvoir suffisamment en consacrer à ce qui est vraiment important pour eux. Extra Time _talents _aide les entreprises et les professionnels à construire des relations de travail fructueuses. Extra Time | _talents_ recrute pour le compte d'une société luxembourgeoise active dans le...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 3 heures

    Luxembourg Spring Professional Temps plein

    **Employment Type** - Full Time **Category** - Office Admin & Business Support **External Reference** - A1H6M000008SKSBQA2 **Location** - Luxembourg **Client Description**: Nous sommes à la recherche d'un Assistant administratif FR/ENG pour l'un de nos clients. L'entreprise se trouve à Luxembourg Gare, au Boulevard Royal. Le poste est ouvert au...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps plein

    Assistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Assistant de Soutien éducatif

    Il y a 3 mois

    Luxembourg Ecole Européenne Luxembourg I Temps plein

    **Mission**: Un(e) assistant(e) de soutien éducatif francophone pour les élèves à besoins spécifiques (SEN) du cycle secondaire est recruté(e) pour le 11 novembre 2024 afin de soutenir l'équipe enseignante de l'Ecole européenne Luxembourg I. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs de soutien et les enseignants du...