Administrative assistant EN/FR M/F

il y a 3 jours

Luxembourg City Hays Temps plein

Our client European Institution is looking for an administrative assistant to provide support to the team.
The person should preferably have experience in Banking / Financial field and he/she should be able to work independently and keen to learn. The post works alongside another administrative assistant in the Director's office, a team of 2, the whole Department is over 50 staff.

Exectution of administrative process:

  • Ensure, in coordination with the other administrative assistant, the smooth running of the director's office. Coordinate arrangements for appointments and resolve conflicting demandes;
  • Ensure the secretarial support of two of the 3 divisions of the department (about 25 staff);
  • Manage regular updating of databases and statistics, plan and maintain the electronic archives of the department;
  • Assist in the day to day monitoring of the department's activity as well as sensitive and confidential topics (e.g. department's administrative and training budgets follow up;
  • Preparation and compilation of statistics;
  • Support on staff-related issues such as recruitments and internal transfers);
  • When required organise and/or coordinate meetings and business trips/missions, including travel arrangements, administrative preparation and follow-up as well as preparation of required documentation and background information;
  • Back up of Administrative Assistants during their absence to guarantee continuous busiess support.

Execution of secretarial activities

  • Manage correspondence and filter incoming inquiries (in particular phone calls and emails) according to the specific needs;
  • Draft/finalise/edit correspondence on various topics on behalf of the director, attend meetings and draft minutes;
  • Ensure accuracy of all documents produced within the department in terms of language (both English and French), grammar and content applying effective proofreading;
  • Respond to enquiries directed to the department and ensure allocation of enquiry to the appropriate individual to resolve the issue;
  • Maintain effective relationships internally and externally to ensure a good reputation of the department at all times and supervise effective completion of activities and processus;
  • Ensure maintenance of distribution lists for the divisions and/or the Department;
  • Distribute documents for the teams and accurate filing and data management of electronic and hard copy files, documents, data and other information.

Required education and experience:

  • Certified secondary level education, complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration);
  • At least 3 years of relevant professional experience as an Administrative or Executive Assistant;
  • Excellent knowledge of standard Microsoft Office tools (Word, Excel, and PowerPoint);
  • Excellent command of written and oral English and French. Good knowledge of another EU language would be an advantage.

APCT1_LU

  • Assistante Administrative Fr-en-de

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Lease Temps plein

    **Description**: **Assistante Administrative FR-DE-EN** - Fonction: - Gestion factures entrantes et sortantes - Tâches administratives pour le management de la société - Classement - archivage - Profil: - Bachelier en secrétariat - Expérience dans une fonction similaire - Trilingue : Allemand - Anglais - Français - Empathique, diplomate, vous...

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps plein

    LE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for aGeneral Secretariat - Administrative Assistant Fr-En (M/F)Your tasks:ResponsibilitiesCarrying out general secretariat duties and administrative tasks, including preparing standard correspondence; proof-reading and editing texts...

  • Assistant(e) de direction Fr/Ang

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche : 1 Assistant(e) de direction Fr/Ang Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en secrétariat ou assistanat de direction-Vous êtes débutant ou bénéficiez d'une première expérience comme assistant(e) de direction-Vous parlez obligatoirement français et...

  • Assistant Service Après-vente

    Il y a 3 mois

    Luxembourg Garage M. Losch Temps plein

    **Vacancy Name** Assistant(e) de service après-vente [M/F/d] / Serviceassistenten [m/w/d] **Vacancy No** VN1242 **Work Location** Bonnevoie - Afin de renforcer son équipe le Garage M. Losch Bonnevoie recherche pour entrée immédiate ou à convenir un/ une: **Assistant(e) de service après-vente [M/F/d]** **Tes tâches** - Tu travailles d’une...

  • Administrative Assistants

    Il y a 3 mois

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...

  • Assistant Commercial Fr-ang

    Il y a 6 mois

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • Assistant(e) Ressources Humaines Fr/Lux/All

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps plein

    LE POSTE :Pour l'un de nos clients situés à Contern, Sofitex Talent recherche pour un démarrage immédiat et un intérim en vue de CDI un(e)Assistant(e) Ressources Humaines Fr/Lux/All (H/F)Vos tâches:Gérer les activités opérationnelles et quotidiennes administratives des tâches relatives au domaine des Ressources Humaines (contrats, suivi et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Luxembourg City Agence Foyer -- ALPHA Assurances s.à.r.l. Temps plein

    Rejoignez notre équipe dynamique en tant qu'Assistant Administratif (H/F) Nous croyons que chaque rôle au sein de notre équipe est essentiel. Pourquoi le vôtre ne serait-il pas celui d'assistant administratif ? Si vous maîtrisez l'allemand, le luxembourgeois et le français et que vous cherchez à jouer un rôle clé dans une entreprise en pleine...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Administrative Assistants

    Il y a 3 mois

    Luxembourg GSK STOCKMANN Temps plein

    We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and organising filings, subscriptions and registers with...

  • assistant(e) médical(e)

    il y a 1 mois

    Luxembourg City Cabinet Médical Gregor Ott Temps plein

    Groupe médical recherche assistant(e) médical(e) (H/F) Lieu : Luxembourg (Centre et Nord)Contrat : Mi-temps ou plein-tempsLangues requises : Luxembourgeois, Allemand, Français Missions : Accueil des patients et gestion des rendez-vous Assistance aux médecins lors des consultations Tâches administratives (dossiers, suivi des documents) Profil : ...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps plein

    Assistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...

  • Assistant de Soutien éducatif

    Il y a 2 mois

    Luxembourg Ecole Européenne Luxembourg I Temps plein

    **Mission**: Un(e) assistant(e) de soutien éducatif francophone pour les élèves à besoins spécifiques (SEN) du cycle secondaire est recruté(e) pour le 11 novembre 2024 afin de soutenir l'équipe enseignante de l'Ecole européenne Luxembourg I. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs de soutien et les enseignants du...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Personnel - Administrative Assistant (M/F)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps plein

    LE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an: Personnel - Administrative Assistant (M/F)Purpose:To execute administrative and coordination duties in relation with the handling of internal HR procedures (administrative review procedures, Dignity at Work procedures and...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Luxembourg T.I.GE.R Fiduciaire Temps plein

    **T.I.GE.R. Fiduciaire sàrl, pour son bureau situé à Bech recherche** **1 Assistant administratif M/F (jusque 25 heures/semaine)** **Vos tâches** Exécutées soit au bureau soit à distance (possibilité) - suivi des tâches administratives, à savoir rédaction et suivi factures, classement, - correspondance... - rédaction de contrats de travail, de...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 2 semaines

    Luxembourg City Hays Temps plein

    Our client, a European institution, is looking for an Administrative Assistant who speaks English fluently. French is considered as a plus. This is a temporary contract. The start date is as soon as possible. The selected candidate : Coordinates and performs a diverse set of administrative tasks including document control and distribution, filing, diary...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Hays Temps plein

    Our client, a European institution, is looking for an Administrative Assistant who speaks English and French fluently. This is a temporary contract.Here are the main responsibilities: Running the secretariat of all internal HR procedures handled by the Division, such as: - Managing the Administrative Review mailbox (organising it, maintaining it, following...

  • Assistant Administratif Et Commercial Fr al

    Il y a 6 mois

    Luxembourg CS Recrutement Temps plein

    Pour le compte d’une Pme / Grand Compte: Poste à pourvoir **:Assistant Administratif et Commercial au Luxembourg** **Vos principales missions,** Préparer, contrôler et enregistrer informatiquement l'ensemble des dossiers et documents liés à l’entreprise et à ses activités. - Prendre en charge le standard téléphonique de l'entreprise -...

  • Administrative Assistant-chartering Department F/uk

    Il y a 6 mois

    Luxembourg CLdN COBELFRET Temps plein

    **Administrative assistant-Chartering Department F/UK (M/F)**: **Located in Luxembourg** **Cobelfret **is a well-established group of dry bulk shipping companies with offices in Luxemburg, Singapore, and Antwerp. We operate worldwide a time-chartered and owned fleet of about 100 vessels ranging from handysizes to capesizes. For our chartering department...