Administrative assistant

il y a 4 semaines

EschsurAlzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

The University | About us...

The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The University was founded in 2003 and counts more than 6,700 students and more than 2,000 employees from around the world. The University's faculties and interdisciplinary centres focus on research in the areas of Computer Science and ICT Security, Materials Science, European and International Law, Finance and Financial Innovation, Education, Contemporary and Digital History. In addition, the University focuses on cross-disciplinary research in the areas of Data Modelling and Simulation as well as Health and System Biomedicine. Times Higher Education ranks the University of Luxembourg #3 worldwide for its "international outlook," #20 in the Young University Ranking 2021 and among the top 250 universities worldwide.

The Faculty of Humanities, Education and Social Sciences (FHSE) brings together expertise from the humanities, linguistics, cognitive sciences, social and educational sciences. People from across 20 disciplines are working within the Faculty. Along with the disciplinary approach a very ambitious interdisciplinary research culture has been developed.

The faculty's research and teaching focuses on social, economic, political and educational issues with the common goal of contributing to an inclusive, open and resourceful society. The FHSE offers six Bachelor and twenty Master degrees and a doctoral school providing students with the necessary knowledge and high-qualified skills to succeed in their future career.

The successful candidate will work in the Luxembourg team of the "Health Behaviour in School-aged Children - HBSC" network supervised by Dr. Carolina Catunda ). The HBSC network is an international cooperation of researchers that collaborate on the cross-national survey of school-aged children ). HBSC collects survey data every four years on adolescent's health and well-being, social environments and health behaviours. The aim of the project is to understand young people's health in their social context. The data collected is analysed both at the national and international level.

The HBSC Luxembourg country team is part of the Centre for Childhood and Youth Research (CCY) within the Department of Social Sciences. The CCY comprises a multidisciplinary research team that examines the conditions and opportunity structures of growing up against the backdrop of social change and inequalities. It maintains strong links to other institutes and relevant organizations within and beyond the department both nationally and internationally.

Your Role...

  • Work closely with the Principal Investigator and the other team members in assisting them in their daily tasks
  • Organise and prepare meetings/events and arrange facilities (in collaboration with internal and external services)
  • Draft and distribute the minutes of the meetings
  • Arrange professional travel for the team members
  • Keep track of purchase orders, invoices, and travel expenses
  • Keep track of the annual budget
  • Proofread translated documents (reports, factsheets, flyers etc.)
  • Support the maintenance of the website and other marketing material
  • Contribute to recruitment process for new employees and/or students
  • Organisation of the event for the public launch of the 2022 Reports in cooperation with the Ministry of Health and Social Security/Health Direction and the Ministry of Education
  • Organise the administrative tasks of the next survey round due in 2026 in close collaboration with the Ministry of Health and Social Security/Health Direction, the Ministry of Education, and the schools in Luxembourg
  • Provide general administrative support within the framework of the CCY if needed

What we expect from you...

  • Higher education in office management (Bac+2/+3)
  • A minimum of two years' secretarial experience
  • Proficiency with modern office software
  • Good knowledge of IT Tools (Canva, social networks, Webex etc)
  • Applicant must be fluent in French and have a very good command of English. Knowledge of German and/or Luxembourgish is considered an asset
  • Good organizational and planning skills, with strong attention to details
  • Must be able to work on her/his own initiative as well as part of a team
  • Good team player and ability to work collaboratively in a multicultural environment

How to apply...

Applications should be submitted in French or English online and include:

  • Curriculum Vitae
  • Cover letter (max. two pages)

Early application is highly encouraged, as the applications will be processed upon reception. Please apply formally through the HR system. Applications by email will not be considered.

The University of Luxembourg embraces inclusion and diversity as key values. We are fully committed to removing any discriminatory barrier related to gender, and not only, in recruitment and career progression of our staff.

General information:

  • Contract Type: Fixed Term Contract 24 Month
  • Work Hours: Part Time 20.0 Hours per Week
  • Location: Belval
  • Job Reference: UOL06303

  • assistant administratif fr/ang

    il y a 4 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client , un :ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE FRANCAIS/ANG H/FMission :Accueillir et assister les clients avec dévouement : accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion.Tâches administratives : gestion du courrier entrant et sortant,...

  • Project officer

    il y a 2 semaines

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University | About us...The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The University was founded in 2003 and counts more than 6,700 students and more than 2,000 employees from around the world. The University's faculties and interdisciplinary centres focus on research...

  • Administrative Assistant

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Space Products and Innovation S.A.R.L Temps plein

    **Start-up description** SPiN is a leading provider of modularity solutions for the space sector. It offers satellite integration solutions to transform satellites into modular systems, empowering satellite manufacturers to spend high-value time and money where it counts: pursuing new ventures. More information about SPiN can be found at **Job...

  • Assistant Administratif Fr/luxembourgeois ou

    il y a 4 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANT ADMINISTRATIF**: **BILINGUE ALL/FRANCAIS ou FR/LUXEMBOURGEOIS H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion...

  • Assistante Administrative Et Comptable

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients basé à Bascharage une assistante administrative / comptable (H/F) - le traitement administratif de dossiers et du secrétariat - l’organisation des agendas, réunions et rendez-vous, le suivi de dossiers, de chantiers, de plannings ou de tableaux de bord - la gestion des mails et du courrier - l’accueil...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recrutons pour l'un de nos clients situé à Bascharage un assistant administratif / commercial (H/F): - Accueil téléphonique des clients / accueil physique - Gestion des différentes tâches administrative (courrier, planning, commandes etc.) - Contact avec les fournisseurs - Gestion de la relation client - Vous disposez d’une expérience...

  • Assistant administratif

    il y a 1 semaine

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg ALLIANCE INTERIM Temps plein

    Nous sommes à la recherche d'un Assistant Administratif (H/F) sur le secteur de Holzem (Luxembourg) à partir du 1er Juillet 2024.Qualifications Requises :Excellente maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit.Niveau d'anglais intermédiaire minimum.Compétences avancées en informatique et une bonne connaissance des outils de bureautique (Microsoft...

  • Assistant Administratif en Gestion de Batiment

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    Notre agence MORGAN SERVICES ESCH SUR ALZETTE recherche pour un client, un/une: **ASSISTANT ADMINISTRATIF EN GESTION DE BATIMENT (H/F)** Missions: - Gestion des tickets de dysfonctionnement pour la partie maintenance d'un bâtiment - Gestion de tableaux EXCEL - Mise en relation avec le planning des techniciens pour intervention sur site en fonction du...

  • Assistante Administrative

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients basé à Senningerberg ou ou une assistante administrative. **Votre rôle**: - Saisir les données de comptabilité générale et enregistrer les écritures comptables - Etablir les factures mensuelles et suivi des paiements et rappels - Saisi de document, mise en forme, archivage / classement - Traiter le courrier...

  • Assistant Administratif-commerciale Fr/portugais ou

    il y a 3 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANT ADMINISTRATIF**: **BILINGUE ALL/FRANCAIS ou FR/PORTUGAIS H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion du...

  • Asistant Administratif

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Nous recherchons pour un de nos clients sur le Luxembourg: ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) Votre mission: - Assurer le suivi et la gestion des demandes d’achat et des commandes - Vérifier le respect des règles d’achat et de pouvoir de signature en place - Demander les accords de commande et d’avenant de commande - Faire des demandes de prix auprès...

  • Assistant Administratif Fr/ang

    il y a 3 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE FRANCAIS/ANG H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion du courrier entrant et...

  • Assistant Administratif Bilingue Fr/ang

    il y a 4 semaines

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    L'agence MORGAN SERVICES ESCH recherche pour l'un de ses clients un: Assistant Administratif Bilingue FR/ANG (H/F) Missions: - Assistanat Profil: - Vous êtes diplômé(e) dans le domaine administratif - Vous avez une 1ère expérience dans le domaine de minimum 2 ans (exp. dans le BTP est un plus) - Langues à maitriser impérativement : FR/ANGLAIS...

  • Assistant Administratif à Mi-temps

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg ITEM LUX SA Temps plein

    Notre agence ITEM LUX Sa, recherche un **Assistant administratif H/F **en CDI. **Vous aurez pour missions**: - Saisie des pointages et établissements des salaires intérimaires - Affiliation - Etablissement des contrats de travail - Facturation - Gestion des réseaux sociaux **Profil recherché**: - Le Portugais et le Luxembourgeois sont obligatoire,...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg GH intérim Temps plein

    **Administrative Assistant (H/F)**: **Poste**: **GH intérim Sàrl** est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années. Les équipes de **GH intérim** sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand, anglais, néerlandais,...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Agrolux Interim Esch sur Alzette Temps plein

    Votre agence Agrolux Intérim SA, spécialiste des métiers de la logistique, et membre du groupe RAS comptant plus de 170 agences en France et en Espagne, recherche pour l'un de ses clients un/une **Assistant(e) de direction H/F** - Au sein d'une société d'envergure internationale et à évolution rapide_ et sous la direction du DRH_, vous occupez un...

  • Assistant Ressources Humaines

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Staff Temps plein

    Nous recherchons actuellement pour notre client, basé à Luxembourg et dans le cadre d’une mission en intérim avec possibilité de cdi, un(e) **Assistant Ressources Humaines (M/F)** **Votre rôle**: Support en matière de gestion administrative des différentes activités des Ressources Humaines: - Mises à jour des dossiers du personnel : changement...

  • Assistant Administratif en Brevets Et Marques

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Aronova S.A. Temps plein

    **Aronova S.A.** est un cabinet de conseil en propriété industrielle (PI) indépendant situé à Belval (Esch-sur-Alzette). Nous offrons toute la gamme de services autour de l’obtention et de la défense des droits de propriété industrielle, en particulier des brevets, marques, dessins et modèles. Nous souhaitons agrandir notre équipe brevets et...

  • Assistant Technique en Gestion de Batiment

    il y a 4 semaines

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    Notre agence MORGAN SERVICES ESCH SUR ALZETTE recherche pour un client, un/une: **ASSISTANT TECHNIQUE EN GESTION DE BATIMENT (H/F)** Missions: - Gestion des tickets de dysfonctionnement pour la partie maintenance d'un bâtiment - Gestion de tableaux EXCEL - Mise en relation avec le planning des techniciens pour intervention sur site en fonction du...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg GH Interim Temps plein

    **Poste**: **GH intérim Sàrl** est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années. Les équipes de **GH intérim** sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand, anglais, néerlandais, luxembourgeois, etc. et possédant...

  • Bilingual Personal Assistant

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg STAFF INTERIM - INDUSTRIE & TERTIAIRE Temps plein

    **Bilingual Personal Assistant (M/F)**: **Tasks**: - Provide proactive and high-level office management and ensure a well organised day-to-day functioning for the vice-rector of research, doctoral education and interdisciplinarity; - Build and maintain a relationship built on trust, in order to enable management to operate in an effective and efficient...

  • Bilingual Personal Assistant

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Staff Temps plein

    We are currently looking for our client located in Belval: **Bilingual Personal Assistant (M/F)**: **Tasks**: - Provide proactive and high-level office management and ensure a well organised day-to-day functioning for the vice-rector of research, doctoral education and interdisciplinarity; - Build and maintain a relationship built on trust, in order to...