Administrative Assistant F/H

il y a 1 mois


Luxembourg Fyte Temps plein
We are currently collaborating with a reputable international law firm composed with 15 people based in Luxembourg City.

We are seeking a competent and detail-oriented Administrative Assistant to join the team. The ideal candidate will provide administrative support to the legal professionals.The role involves a variety of tasks, ranging from managing correspondence to organizing legal documents and assisting with client inquiries.

Responsibilities:
  • Manage incoming calls, emails, and correspondence, directing inquiries to the appropriate personnel.
  • Maintain calendars and schedules for attorneys and legal staff, scheduling appointments and meetings as necessary.
  • Organize and maintain physical and electronic filing systems for legal documents, including contracts, briefs, and court filings.
  • Prepare and proofread legal documents, correspondence, and reports with a high level of accuracy and attention to detail.
  • Assist with client intake processes, including drafting engagement letters, collecting client information, and coordinating client meetings.
  • Coordinate travel arrangements and accommodations for attorneys and staff as required.
  • Assist with billing and invoicing tasks, including entering time entries and preparing invoices for clients.
  • Perform general office duties such as photocopying, scanning, faxing, and filing.
  • Provide administrative support during meetings, including preparing agendas, taking minutes, and distributing meeting materials.
  • Collaborate with other administrative staff to ensure smooth office operations and support team members as needed.
Qualifications:
  • Previous experience working as an administrative assistant, preferably in a legal setting.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
  • Excellent communication skills, both verbal and written, with the ability to interact professionally with clients and colleagues.
  • Strong organizational skills and the ability to prioritize tasks effectively in a fast-paced environment.
  • Attention to detail and a high level of accuracy in handling sensitive legal documents and information.
  • Ability to maintain confidentiality and discretion when dealing with sensitive and confidential information.
If you meet the above profile and wish to apply, please submit your application, which will be handled with the utmost confidentiality by Jeanne Guériaux. 
 
  • Assistant Administratif Fr/ang

    il y a 3 semaines


    Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    **Votre profil****: - Nous recherchons un assistant administratif FR/ANG H/F pour un cabinet d'avocats renommé: - Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères, en traduction ou en secrétariat - Vous êtes débutant ou disposez d'une première expérience - Vous parlez obligatoirement français et vous avez un excellent niveau d'anglais -...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Luxembourg GH intérim Temps plein

    **Assistant administratif (H/F)**: **Poste**: **GH intérim** Sàrl est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années. Les équipes de **GH intérim** sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand, anglais, néerlandais,...


  • Luxembourg GEI Temps plein

    GEI recherche pour renforcer son développement un Assistant Administratif et Commercial H/F basé à Luxembourg Rattaché(e) au responsable de service, au sein d’une équipe dynamique, et en relation avec le service logistique et le service commercial, vous avez pour missions principales: Suivi des commandes clients Gestion administrative du...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois


    Luxembourg E.B.M Consulting S.A Temps plein

    **Qui sommes nous ?** Fondée en 2007, EBM Consulting est une société de conseil à taille humaine spécialisée dans l’IT et l’ERP SAP. En plaçant nos consultants au cœur de l’entreprise et en les associant aux décisions stratégiques et organisationnelles, nous avons pu développer nos activités et proposer nos services depuis plus de 15 ans...


  • Luxembourg Ritilux Temps plein

    Société de 45 ans d’expérience dans le marché de la publicité par l’objet cherche un(e): **Assistant Administratif et Commercial (H/F) en CDI**: **Poste**: - Préparation des offres et suivi des commandes - Contact auprès des clients et des fournisseurs - Tâches administratives et logistiques **Profil**: - Bonne communication, créatif,...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Luxembourg Alliance-Intérim Temps plein

    ALLIANCE Intérim est une agence de travail temporaire basée au Luxembourg depuis les années 2000, spécialistes des métiers techniques du bâtiment. Actuellement nous sommes à la recherche pour l'un de nos clients ; **Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (H/F).** **Les prérequis pour le poste sont les suivants**: Poste à temps plein. Bonne...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Luxembourg 4UR BUSINESS Temps plein

    4UR Business est une société qui gère un centre d’affaires et preste des services d’assistance administrative aux entreprises. Notre société offre la possibilité de travailler dans un environnement international, au sein d’une structure jeune et dynamique en pleine croissance. Pour soutenir sa croissance, nous recherchons à recruter un...


  • Luxembourg Agrolux Interim Esch sur Alzette Temps plein

    Votre agence Agrolux interim SA, spécialisée dans les métiers de bouche et membre du groupe RAS comptant plus de 170 agences en France et en Espagne, recherche pour l'un de ses clients un(e) **Assistant(e) administratif polyvalent H/F** **Missions**: - Gestion administrative et suivi des dossiers (commandes, contrats, facturation) - Gestion des...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois


    Luxembourg GO RH Temps plein

    Installé au Luxembourg depuis les années 1980, notre client est spécialisé dans la maintenance d’installations techniques et se développe au cours des années. Au cœur de l’organisation de la société, le service des Achats & Administratif assure de nombreuses missions de gestion, de contrôle et de suivi sur l’ensemble des moyens permettant au...


  • Luxembourg, Luxembourg Brinks Temps plein

    Assistant administratif et commercial (H/F) – CDINous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) dans le domaine de l'équipement de sécurité électronique.Votre mission :Directement rattaché au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales et la gestion des activités de...


  • Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    **Votre profil****: - Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères, en traduction ou en secrétariat- Vous êtes débutant ou disposez d'une première expérience - Vous parlez obligatoirement français et vous avez un excellent niveau en anglais et en allemand - Vous êtes d'une excellente présentation - Vous êtes rigoureux et organisé -...


  • Luxembourg Brinks Security Luxembourg Temps plein

    "La sécurité n'est pas qu'un métier d'hommes" **Nous recherchons**: Afin d'agrandir ses équipes, **Brink's Security Luxembourg** est à la recherche d'un(e) Assistant Administratif et commercial **(H/F/X)** avec prise de fonction pour mi-décembre. « **_La sécurité n’est pas qu’un métier d’hommes_** » **Quelles seront vos missions ?**: -...


  • Luxembourg GH intérim Temps plein

    **Assistant administratif et responsable planning (h/f)**: **Poste**: **GH intérim Sàrl** est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années. Les équipes de **GH intérim** sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand,...

  • Assistant d'exploitation

    il y a 2 jours


    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Pour l'un de nos clients basé au centre du Luxembourg, nous recrutons un assistant d'exploitation (H/F). Missions : accueil téléphonique planification des interventions informations sur les devis aux clients gestion administrative courante

  • General Secretariat

    il y a 1 mois


    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...


  • Luxembourg Félix Giorgetti Temps plein

    Description Dans le cadre de notre développement et afin de renforcer le Service Ressources humaines, Félix Giorgetti Sàrl recherche un-e assistant-e administratif-ve RH (H/F/D) Rattaché(e) à la Chargée des Ressources Humaines, vous aurez la charge d’assurer la gestion administrative et opérationnelle des activités RH. Polyvalent(e) et au cœur de...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 4 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    As part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :Calendar ManagementTravel coordination: managing complex...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein

    **Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...

  • Administrative Assistant

    il y a 13 heures


    Luxembourg Centre Randstad Temps plein

    Randstad is the world's leading HR services company. We know how important a job is in a person's life, and we put all our energy into helping you find the right one for you. A job in which you'll thrive and develop your full potential.We are currently looking for a: Administrative assistant (M/F)Within a prestigious international financial institution, the...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Luxembourg Transman Consulting Temps plein

    **Société**: Notre client, une société mondialement connue, et reconnue, leader dans son domaine d’activité, est actuellement à la recherche d’un/une: **Assistant Administratif & Commercial (M/F)** Directement rattaché(e) au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales de la...