Administrative Coordinator

il y a 2 jours

Luxembourg INOWAI GROUP Temps plein

Description
**Présentation du département**

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Le département Property Management assure la gestion de 83 immeubles pour un total de 470.000 m². Le département, qui est en relation avec 55 propriétaires et plus de 470 locataires, emploie une vingtaine de professionnels.

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**Présentation de la mission**

En votre qualité d’Administrative Coordinator et sous la responsabilité du Head of Property Management, vous avez un rôle-clé de support et de coordination des activités du Property Management au sein de notre agence de Luxembourg. A cet effet, vous collaborez avec tous les pôles du service et vous les soutenez dans les tâches courantes. Votre rôle sera également de soutenir le Head of sur toute la partie prospection et organisation du service.

Responsabilités
**Assistance administrative dans l’activité générale du service et le fonctionnement du service et de son Head of**
- Prise de rendez-vous pour le Head of
- Gestion de l’agenda du Head of
- Elaboration de reportings
- Coordination administrative du service
- Elaboration et suivi de divers indicateurs (Scorecard, extractions diverses,)
- Préparation des réunions de service
- Communication en interne et en externe sur les changements divers auprès des propriétaires

**Assistance dans la prospection et préparation des offres
- Collecte d’informations
- Elaboration de l’offre en fonction des besoins du prospect
- Réalisation de présentations commerciales personnalisées
- Soumission de l’offre
- Suivi des signatures

**Organisation logistique du service en collaboration avec le Head of**
- Définition des besoins (procédures)
- Mise en place et suivi/contrôle des procédures
- Optimisation de l’utilisation des outils informatiques propre au service
- Participation au déploiement de nouveaux outils ainsi que la gestion de ces accès
- Aide logistique à l’onboarding d’un nouvel arrivant
- Logistique pour les formations du service, recensement des besoins
- Gestion des congés de l’équipe

Exigences obligatoires
**Formation / expérience**:

- BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion,),
- Expérience probante de minimum de 2 ans dans le domaine de l’assistanat, si possible dans une société de services.

**Compétences / qualités requises**:

- Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel,
- Sens aiguisé de la planification,
- Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers,
- Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative,
- Autonomie combinée à une capacité à travailler en équipe,
- Maitrise informatique et digitale (Office365 : Word, Excel, Visio, Powerpoint, Outlook,),
- Maîtrise des langues française et anglaise indispensable.

Nous offrons
- Un challenge au sein d’une société en pleine évolution,
- Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité,
- Une ambiance de travail dynamique et agréable,
- Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.)
- Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.

Langues French English Education Bac +2 Expériences professionnelles 1+ years

  • Administrative Coordinator

    il y a 2 jours

    Luxembourg Language Services Direct Temps plein

    **Administrative Coordinator - Luxembourg** Location: Remote with occasional presence in Luxembourg preferred Number of Positions: 5 Contract Type: Tender-based engagement We are seeking 5 (five) Administrative Coordinators to support the delivery of language training programmes across Brussels and Luxembourg. Key Responsibilities: - Provide day-to-day...

  • Senior Onboarding Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg TMF Group Temps plein

    **General Information**: - Job ID - 30039 - Location - Luxembourg, Luxembourg - Work Types - Full Time - Categories - Client Corporate Secretarial, Entity Management **About TMF Group** **TMF Group** is a leading provider of administrative services, helping clients invest and operate safely around the world. - As we’re a global company with 11,000+...

  • Office Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Prologis Temps plein

    Prologis is the global leader in logistics real estate. We own, manage and develop high-quality properties in the world’s most vibrant centers of commerce, approximately 72 million square meters in 19 countries. Some of the world’s largest brands (e.g., Amazon, BMW, DHL, FedEx, Pepsi) turn to us because they know an efficient supply chain will make their...

  • Office Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Waystone Governance Ltd. Temps plein

    Waystone leads the way in specialist services for the asset management industry._ - Partnering with institutional investors, investment funds and asset managers, Waystone builds, supports and protects investment structures and strategies worldwide._ - With over 20 years’ experience and a comprehensive range of specialist services to its name, Waystone is...

  • Receptionist Sr Coordinator

    il y a 1 jour

    Luxembourg, Luxembourg CBRE Temps plein

    Receptionist Sr CoordinatorJob ID253392Posted08-Jan-2026Service lineGWS SegmentRole typeFull-timeAreas of InterestAdministrative, Facilities ManagementLocation(s)Luxembourg - Luxembourg - LuxembourgAbout the Role:As a CBRE Receptionist Sr. Coordinator, you will provide advanced administrative support for multiple departments or offices. This includes...

  • Sales & Marketing Coordinator (M/F)

    il y a 4 jours

    Luxembourg European Convention Center Luxembourg (ECCL) Temps plein

    **Sales & Marketing Coordinator CDD**: **Remplacement congé maternité Durée 1 an Luxembourg Congrès S.A, société assurant la gestion et la commercialisation de l’European Convention Center Luxembourg (ECCL) et de l’Hémicycle, principales infrastructures de congrès au Luxembourg, recherche un « Sales & Marketing Coordinator » pour un...

  • Research Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Luxembourg Institute of Health Temps plein

    The Science Office (SO) at the Luxembourg Institute of Health drives the coordination, strategy, and excellence of the institute’s research activities. It supports the planning and implementation of scientific strategy, manages and initiates research projects, and enhances LIH’s visibility and impact through science valorisation and communication. HOSD...

  • Business Unit Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg SOPRA STERIA PSF Temps plein

    **Company Description** Sopra Steria offers tailored, end-to-end corporate technology and software solutions to help clients make bold choices and deliver results. Successfully so! With more than 56.000 colleagues in 30 countries, we rank as Europe’s leading digital solutions provider. Some of the most successful companies in Europe rely on our technology...

  • Corporate Sales Coordinator

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Goeres Hotels Temps plein

    Le Corporate Sales Coordinator est socialement engagé pour la société, il se doit d’être le parfait représentant du groupe tant en interne qu’en externe, non seulement auprès des entreprises, partenaires, représentants divers mais également lors de toutes activités externes. **MISSIONS PRINCIPALES**: - Soutenir les sales managers dans le...

  • Training Coordinator

    il y a 2 jours

    Luxembourg Groupe Emile Weber Temps plein

    Description En tant qu’acteur incontournable en matière de transport de personnes et du tourisme au Luxembourg et dans la Grande-Région, Voyages Emile Weber compte plus de 1.800 collaborateurs et recherche régulièrement de nouveaux talents motivés. Pour notre site de **Canach**, nous recherchons un **training coordinator** **(M/F/n)**: **Le groupe...