Réceptionniste (M/F) (Réf. E00024567)

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Institut national des langues

**Missions**:

- Accueil et information du public. Exécution administrative des tâches journalières du guichet d'accueil sur base d'une organisation de travail en roulement fixée par le chef de service;
- Donner des informations et renseignements dans une relation face-à-face;
- Répondre de manière précise et claire aux demandes et questions récurrentes dans les quatre langues principales - luxembourgeois, anglais, français, allemand - et le cas échéant dans d'autres langues;
- Traiter de façon efficace et systématique chaque réclamation et doléance, et en cas de non réponse, remonter le dossier au niveau du service concerné;
- Effectuer toutes les démarches sur le portail informatique comme les inscriptions prioritaires, réinscriptions et nouvelles inscriptions sur le portail informatique des inscriptions, avec encodage des dossiers à tarification réduite et validation provisoire des avis de paiements;
- Assister les apprenants dans l'utilisation des bornes informatique de l'INL : au besoin, guidance des apprenants sur place en aidant p.ex. à la constitution d'un dossier d'admission via internet, à la prise virtuelle d'un rendez-vous avec un conseiller pédagogique, au paiement online de frais de dossiers);
- Sur demande, imprimer des documents disponibles sur l'espace virtuel personnel de chaque apprenant (p.ex. virements, attestation de paiement, confirmation d'inscription, bilan des présences);
- Distribuer les formulaires d'inscription aux différents examens ; recueillir, trier et transmettre aux services concernés, les documents papier entrés au guichet d'accueil;
- Participer à la préparation administrative des journées d'orientation et d'inscription.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Connaître les techniques de gestion administrative;
- Connaître les techniques de service au public;
- Connaître l'organisation administrative et procédurale de l'INL, y inclus du bureau des examens;
- Maîtriser (maîtrise verbale) des 3 langues officielles du pays et de la langue anglaise;
- Notions rédactionnelles (réponses courriels);
- Maîtriser les technologies d'information et de communication;
- Maîtriser les logiciels bureautiques;
- Maîtriser le portail informatique des inscriptions de l'INL;
- Faire preuve de conscience professionnelle de de rigueur;
- Faire preuve de dignité et de civilité;
- Avoir le sens de l'organisation et de la responsabilité;
- Savoir appliquer une gestion quotidienne efficace du temps de service en fonction du nombre de dossiers à évacuer.

**Compétences comportementales**
- Être capable de travailler de façon indépendante ainsi qu'en équipe;
- Communiquer de manière régulière et cohérente;
- Avoir le contact aisé avec le public multiculturel et multilingue de l'INL;
- Savoir gérer des conflits et avoir le sens de l'écoute;
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs;
- Faire preuve de discrétion et préserver la confidentialité des données sensibles.

**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

**Diplômes**

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.