Property Management Assistant

Description

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Dans le cadre des fonctions de** Property Management Assistant**, votre mission consistera principalement en un support actif de l’équipe Property Management (PYM).

Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du département « Property Management », vous serez parfaitement à même d’organiser un support administratif efficace permettant aux gérants et à notre Technical Manager, d’accroître leur présence « sur le terrain » en garantissant une alimentation et un suivi maîtrisé et proactif des dossiers, en particulier sur notre logiciel CRYPTO.

Vous participerez aux tâches de gestion courante en assurant le back-office administratif de l’activité Property Management en orientant, traitant ou résolvant les demandes de clients, locataires ou fournisseurs selon les procédures existantes.

Responsabilités
**Assistance administrative dans l’activité générale du service et le fonctionnement du service**:

- Gestion du courrier
- Préparation de recommandés
- Gestion des appels entrants
- Mise à jour continue et gestion efficace du système et de la base de données Property Management sous CRYPTO, mise à jour de listing
- Maintien à jour de la base documentaire : identification des documents manquants, obtention des documents à caractère obligatoire, etc**.**:

- Participation active dans les échanges d’informations au sein de l’équipe
- Coordonner et faire le suivi des signatures de documents
- Créer, envoyer et assurer le suivi des ordres de service
- Support ponctuel à l’équipe comptable : saisie facture, etc**.**

**Assistance administrative des Property Managers et du service Technique**:
**Assistance Property Manager**:

- Préparation, rédaction et mise en forme de documents nécessaires à l’élaboration de reportings, des courriers, des demandes de l’administration, d’adaptation de garanties bancaires, etc.
- Demande et suivi des assurances locatives et garanties bancaires
- Créer et suivre les déclarations de sinistres
- Elaboration des déclarations d’option de TVA, envoi au propriétaire/locataire
- Relation avec l’administration pour les déclarations d’option de TVA et enregistrement des baux
- Suivi de l’encodage de divers documents dans le serveur (contrats, baux, avenants,)

**Assistance service Technique**:

- Collecte des relevés de compteurs de tous les bâtiments, relance auprès des prestataires
- Soumission et suivi des appels d’offres (politique d’achats)
- Assistance lors de réunion avec les prestataires
- Rédaction de comptes rendus de réunion
- Elaboration de tableaux de suivi
- Vérification des contrats avant signature
- Compilation d’informations

Exigences obligatoires
**Formation / expérience**:

- BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion,),
- Expérience probante de minimum de 2 ans dans le domaine de l’assistanat, si possible dans une société de services.

**Compétences / qualités requises**:

- Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel,
- Sens aiguisé de la planification,
- Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers,
- Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative,
- Autonomie combinée à une capacité à travailler en équipe,
- Maitrise informatique et digitale (Office365 : Word, Excel, Powerpoint, Outlook,),

Nous offrons
- Un challenge au sein d’une société en pleine évolution,
- Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité,
- Une ambiance de travail dynamique et agréable,
- Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.)
- Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.

Langues French English Education Bac +2 Expériences professionnelles 2+ years