Secrétaire de Direction

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire

**Qui recrute ?**:
Inspection du travail et des mines

**Missions**:

- Rôles et tâches:

- Accueil et information de premier niveau des personnes concernées et des administrations:

- Accueil téléphonique et physique;
- Gestion et suivi des courriels.
- Assister le chef de service dans l’organisation du service:

- Préparation et mise en forme des décisions pour le directeur;
- Envoi des décisions aux personnes concernées.
- Gestion et suivi des dossiers:

- Réceptionner les demandes;
- Contrôler les demandes et vérifier si les pièces justificatives sont complètes;
- Encoder les données dans la base de données et la tenir à jour;
- Préparer et transmettre les demandes aux parties prenantes.
- Organiser des réunions:

- Etablir l'ordre du jour;
- Préparer et envoyer les dossiers aux parties prenantes.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Compétences métiers:

- Législations et réglementation:

- Connaître la législation et la réglementation de l'administration.
- Procédures internes/méthodologie:

- Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
- Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel.
- Aptitudes techniques
- Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.
- Compétences support:

- Applications bureautiques:

- Savoir travailler avec Word, Excel et Outlook.
- Logiciels spécifiques:

- Connaître les outils informatiques et d'informations mis en place par l'administration et l'utilisation qui en est faite en vue de pouvoir garantir le respect de la protection des données.
- Matériel et outillage:

- Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

**Compétences comportementales**
- Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
- S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
- Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

**Conditions d’admission**:
**Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.**

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat d’études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.