Agent Administratif

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire
**Qui recrute ?**:
Lënster Lycée International School

**Missions**:

- La/le secrétaire de l’Annexe du LLIS a pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif de l'école, en particulier de veiller à l'accueil des jeunes allophones, et d'assister la coordinatrice d'intégration dans ses tâches quotidiennes:

- Assurer la gestion quotidienne des dossiers administratifs des élèves;
- Gérer les inscriptions, les absences, les retards et les dossiers scolaires;
- Maintenir à jour les bases de données et les fichiers élèves;
- Assumer diverses tâches de secrétariat;
- Contribuer à l’organisation d’un plan de surveillance pour la journée;
- Aider à l’organisation du planning des retenues et séances de rattrapage et envoi des fiches y relatives;
- Participer à la planification et mise en oeuvre des événements et réunions liés à la vie scolaire et notamment à l'intégration;
- Aider à classer et archiver les rapports de réunions;
- Assurer la communication entre les familles des jeunes allophones, les enseignants et les autres parties prenantes;
- Adresser les courriels préparés par la Coordinatrice et assurer la diffusion des communications (par exemple, les courriers et bulletins), le cas échéant, en plusieurs langues;
- Gérer les appels téléphoniques et les courriels, en particulier ceux relatifs à l'intégration des élèves;
- Organiser et gérer les déplacements et les rendez-vous de la Coordinatrice d'Intégration;
- Réceptionner les commandes de fournitures et du matériel nécessaires au bon fonctionnement de l’Annexe;
- Faire les copies pour les enseignants et la Coordinatrice;
- Coordonner les interventions des partenaires extérieurs (associations, psychologues, interprètes, etc.).

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc);
- Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
- Excellente communication orale et écrite;
- Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel et multilingue;
- Empathie et sens de l'écoute;
- Capacité à gérer des situations délicates faisant preuve de diplomatie et discrétion;
- Connaissance des procédures administratives et scolaires;
- La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères est un atout (particulièrement une des langues parlées par les communautés migrantes locales).

**Compétences comportementales**
- Sens de l'accueil et de l'hospitalité;
- Etre orienté solutions, communiquer de manière consensuelle et cohérente dans le respect des règles d'usage;
- Savoir travailler en autonomie tout comme en équipe;
- Avoir le sens de l'écoute et de la discrétion;
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs et situations;
- Faire preuve de vigueur et de conscience professionnelle;
- Faire preuve de dignité et de civilité;
- Avoir le sens d'organisation;
- Avoir le sens de responsabilité;
- Avoir le sens de l'écoute et de la communication;
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs.

**Atouts**
- Connaître le fichier élèves et Webuntis et Untis;
- Maîtrise de l'anglais.

**Conditions d’admission**:
**Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.**

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.