Chargé de mission administration et salaires

Mission
Le Gestionnaire Administration et Salaires gère l'ensemble du processus salarial et administratif lié à l'embauche des salariés, au suivi de leur carrière et à leur départ de la Fondation. Il veille à la conformité de son exercice avec le Code du travail, la convention collective, le Règlement d'Ordre Intérieur, les Régimes de Travail par Service, le Code de la Sécurité Sociale et autres législations ou documents en vigueur. Il apporte également conseil et support aux collaborateurs et aux responsables, tout en assurant une gestion rigoureuse et confidentielle des informations.

Activités principales : En lien avec notre valeur « Responsabilité » :

• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs physiques et électroniques des employés (contrats de travail, documents réglementaires, etc.) ;
• Elaborer et rédiger les documents officiels : promesses d'embauche, contrats et avenants, certificats de travail, demandes de remboursements, demandes patronales, déclarations Télétravail, etc. ;
• Veiller à la conformité des pratiques administratives avec la législation en matière de droit du travail et de droit social ;
• Préparer et collecter les documents nécessaires aux audits ou inspections ;
• Tenir à jour les tableaux de bords partagés en interne afin de préparer un Onboarding/Offboarding et assurer les changements adéquats ;
• Respecter les procédures et proposer des améliorations dans les processus de gestion administrative et salariale.

En lien avec notre valeur « Confiance » :

• Faire preuve de confidentialité pour toutes les informations professionnelles et personnelles sensibles ;
• Assurer la gestion des correspondances et la communication interne et externe liées aux ressources humaines ;
• Fournir un soutien et des conseils aux employés concernant les questions liées à leur salaire, à la gestion administrative et à leurs droits ;
• Collaborer avec le Responsable RH et les responsables d'équipe pour résoudre les problématiques administratives ou salariales.

En lien avec nos valeurs « Engagement et courage » :

• Intervenir rapidement pour rectifier une erreur ou signaler une anomalie et garantir le respect de la législation et l'éthique professionnelle ;
• Gérer et contrôler les salaires périodiques et non-périodiques, les régularisations éventuelles, les impôts à payer et autres paiements à effectuer, et être l'interface pour le service comptabilité ;
• Télécharger les fiches de salaires dans le logiciel prévu à cet effet ;
• Elaborer et suivre les déclarations auprès des organismes compétents, contrôler les factures et les remboursements du Centre Commun de la Sécurité Sociale ;
• Procéder aux déclarations administratives et sociales aux instances étatiques selon un planning récurrent dans le respect des échéances ;
• Assurer un suivi rigoureux des mouvements impactant les salaires ;
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et de gestion des salaires.

Qualifications et compétences requises : Diplômes et compétences techniques :

• Être détenteur d'un diplôme de fin d'études secondaires ou secondaires techniques ou avoir une expérience équivalente au Luxembourg.
• Avoir une première expérience dans une fonction similaire au Luxembourg.
• Posséder de bonnes connaissances du droit du travail et des règles sociales en vigueur.
• Maîtriser les outils MS-Office courants, en particulier Word et Excel.
• La connaissance d'APSAL ou tout autre outil de gestion de gestion de salaires / SIRH constitue un atout.
• La connaissance du secteur social et la CCT-SAS constitue un atout.
• Avoir une bonne maîtrise du luxembourgeois et du français ; la connaissance de l'allemand constitue un atout.

Compétences sociales et savoir-être :

• Avoir un esprit d'équipe fort ; posséder de bonnes capacités relationnelles ; interculturelles et d'inclusivité.
• Avoir de très bonnes capacités d'écoute active et de disponibilités.
• Avoir d'excellentes capacités de communication, une aisance dans le contact et une bonne ouverture d'esprit.
• Être rigoureux et avoir le sens de l'organisation, de la responsabilité et de la gestion des priorités et faire preuve de flexibilité et d'autonomie.
• Avoir de bonnes capacités d'analyse et de synthèse, d'analyse critique ; être force de proposition et orienté solutions ; disposer d'une réelle passion pour les chiffres.
• Posséder le sens de la confidentialité et de la discrétion.
• Être réactif vis-à-vis des clients internes et externes.
• Posséder une bonne communication.
• Avoir le sens de l'initiative, être proactif et curieux, et faire preuve d'ouverture d'esprit face au changement.

Notre Offre

• Un environnement de travail familial et multiculturel
• Un travail intéressant et diversifié dans une équipe dynamique
• Possibilité de faire du télétravail
• Une rémunération attractive selon la CCT-SAS (Barème en fonction du diplôme C4)
• Carte Sympass

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• Lettre de motivation
• CV avec photo
• Copie du/des diplôme(s)

En cas de recrutement, une copie des casiers judiciaires numéros 3, 4 et 5 vous seront demandés.