Appel à candidatures: Secrétariat Conservatoire de Musique

Appel à candidatures

L'administration communale de la Ville d'Esch-sur-Alzette invite toute personne intéressée de proposer ses services pour un poste de secrétariat auprès du Conservatoire de Musique.

Profil recherché :

· Pourront concourir pour le poste, les ressortissants d'un Etat membre de l'Union européenne tel que déterminé par la loi du 18 décembre 2009 modifiant entre autres l'article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux

· Les doivent être titulaires d'un diplôme de fin d'études secondaires ou secondaires techniques ou présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes pour bénéficier d'un classement dans le groupe d'indemnité B1 de l'employé communal

· Le profil souhaité est le suivant :

o Rigueur administrative, sens de l'organisation et précision dans la gestion de dossiers.

o Excellentes compétences rédactionnelles en français, luxembourgeois et allemand.

o Aptitude à communiquer en anglais (oral et écrit) pour répondre aux élèves et parents non francophones.

o Aisance relationnelle avec le public, les élèves, les parents et le personnel enseignant.

o Discrétion professionnelle, fiabilité et respect de la confidentialité.

o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et facilité à apprendre de nouveaux logiciels (Duonet, EduMUS…).

o Capacité à travailler en équipe, notamment avec la direction, l'équipe administrative et le personnel technique.

o Autonomie, initiative et sens des responsabilités.

o Proactivité, polyvalence et sens du service public.

o Flexibilité, notamment pour travailler occasionnellement en soirée ou le week-end lors d'événements.

o Bonne gestion du stress, notamment lors des périodes de forte activité (inscriptions, rentrée scolaire, examens…).

Les missions la titulaire sont entre autres définies comme suit

· Accueil et secrétariat

o Assurer l'accueil physique et téléphonique.

o Traiter les demandes d'information (téléphone, courriels, guichet).

o Rédiger et mettre en forme courriers, e-mails et documents administratifs.

o Effectuer les travaux courants de secrétariat (classement, copies, mise à jour des informations).

· Gestion des élèves et de la base de données

o Assurer l'encodage et la mise à jour des données des élèves dans les systèmes internes du Conservatoire (Duonet) ainsi que dans le portail EduMUS du Ministère de l'Éducation.

o Participer à la gestion des inscriptions, de la facturation et des dossiers scolaires.

o Gérer les documents administratifs liés aux parcours des élèves.

o Rédiger et délivrer les certificats et attestations pour les élèves.

· Soutien à la direction

o Assister la direction dans diverses tâches organisationnelles.

o Apporter un appui administratif général à la préparation, à la tenue et au suivi des examens et jurys du Conservatoire.

· Evénements & billeterie

o Apporter un soutien à l'employée en charge de la billetterie, notamment pour les réservations et l'encaissement.

o Participer à l'organisation d'événements.

o Assurer occasionnellement la caisse du soir lors des concerts, impliquant une disponibilité ponctuelle en soirée et le week-end.

Ces tâches ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins.

Expérience professionnelle et compétences :

Le fait de posséder des connaissances en musique et/ou dans le système d'enseignement musical luxembourgeois sera considéré comme un atout.

Pièces à joindre à la candidature :

Lettre de motivation

Curriculum vitae détaillé (périodes exactes des occupations professionnelles antérieures)

Une copie du diplôme ou du certificat de scolarité et, pour les ayant obtenu leur diplôme/fait leur scolarité à l'étranger, une copie de la décision de reconnaissance de leur équivalence

Copie de la carte d'identité ou du passeport

Copie de la carte de sécurité sociale

Extrait récent du casier judiciaire (bulletin No 3)

1. Le cas échéant, une copie du certificat de réussite à l'examen d'admissibilité dans le groupe de traitement B1, incluant le relevé des notes obtenues

Carrière :

La carrière et le statut du poste seront déterminés en fonction des diplômes et de l'expérience acquise.