Senior IT Assistant

Première banque coopérative au Luxembourg, la Banque Raiffeisen a su évoluer au fil des années de manière constante et autonome tout en gardant à l'esprit les valeurs fondamentales qui la caractérisent. Forte de son ancrage local et de la parfaite connaissance de son périmètre d'action, la Banque Raiffeisen est une banque universelle indépendante, proposant une gamme complète de produits.

Pour le département « Informatique », service « CIO Office », la Banque Raiffeisen recherche avec effet immédiat : Senior IT Assistant (M/F/X)

SENIOR IT ASSISTANT (M/F/X)- RÉF. 25-41

Vos missions

Le Senior IT Assistant gère les documents administratifs et contrats IT, maintient le budget et les bases contrats à jour, contrôle les factures fournisseurs, coordonne l'onboarding des collaborateurs externes, gère le courrier du département et contribue à l'amélioration continue des processus concernant la cellule CIO Office.

Le Senior IT Assistant soutient le CIO dans les tâches administratives.

• Collecter les documents administratifs dans le cycle d'achat (via les managers) et coordonner les signatures de contrats
• Maintenir la base contrats IT, sur base des informations reçues des managers IT (ou du Procurement le cas échéant), et permettre le suivi des capacités contractuelles
• Enregistrer les demandes de budgets et les engagements
• Mettre à jour le fichier de suivi du budget IT, maintenir les différents fichiers de suivi & contrôler la cohérence des données avec celles du département Finance
• Classer et archiver les documents administratifs relatifs aux fournisseurs (contrats, timesheets, factures, ...)
• Contrôler l'exactitude de l'information sur les factures pour le paiement aux fournisseurs
• Fournir les informations nécessaires à la prise en compte des factures (au département Finance)
• Fournir les informations nécessaires au département Finance pour la création des nouveaux budgets annuels et pour la gestion des provisions de fin d'année
• Coordonner l'onboarding des collaborateurs externes
• Suivre la transmission des timesheets aux fournisseurs
• Effectuer la transmission des astreintes aux sociétés externes
• Gérer le courrier papier et électronique adressé au CIO Office et au département IT
• Transmettre régulièrement les informations significatives aux managers IT
• Communiquer et collaborer avec les autres départements de la banque (Finance, Procurement, Juridique…)
• Proposer et mettre en œuvre une vue analytique du budget, des contrats ou des fichiers de suivi
• Proposer des améliorations dans les activités afin de les rendre plus efficace, plus rapide, plus fiable et plus digitalisées

Votre profil

• Titulaire d'un BAC+3 et/ou expérience professionnelle confirmée dans une fonction similaire (minimum 2 ans)
• Bonne connaissance des tâches administratives (incombant notamment à un département Informatique)
• Bonne maîtrise d'Excel
• Adaptabilité et apprentissage : gérer le stress, apprendre en continu, s'adapter au changement.
• Communication et collaboration : communiquer positivement, écouter activement, travailler en équipe, gérer les conflits.
• Fiabilité et engagement : être responsable, engagé, orienté client.
• Organisation et performance : rigueur, gestion des priorités, orientation résultats et respect des coûts.
• Analyse et décision : analyser, innover, trouver des solutions, prendre des décisions.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais ; la connaissance du luxembourgeois constitue un atout

Nous vous offrons

• Une société coopérative axée sur l'humain : Nous plaçons nos collaboratrices et collaborateurs au cœur de nos préoccupations, favorisant ainsi un environnement de travail collaboratif et inclusif
• Un environnement de travail stimulant : Nous créons un cadre de travail où chaque individu peut s'épanouir et trouver un sens à son travail, en alignant nos activités sur nos valeurs et nos objectifs communs
• Flexibilité des horaires de travail : Nous encourageons le télétravail, offrons la possibilité d'utiliser nos bureaux satellites et adoptons un horaire mobile pour s'adapter à vos besoins
• Engagement pour la durabilité et les valeurs coopératives : En tant qu'entreprise à fort ancrage local, nous défendons des valeurs coopératives et durables, contribuant ainsi à un avenir meilleur pour notre communauté et notre environnement
• Processus décisionnels courts : Nous privilégions des circuits de décision efficaces, permettant une réactivité accrue et une prise d'initiative facilitée
• Formation continue pour le développement professionnel : Nous investissons dans votre évolution professionnelle en offrant des programmes de formation continue adaptés à vos besoins, vous permettant ainsi d'évoluer et de progresser dans votre parcours professionnel

Vous êtes unique Dir sidd eenzegaarteg Nous recrutons des compétences et valorisons vos talents dans toute leur diversité, quel que soit votre profil, votre âge, votre origine géographique, votre handicap, votre genre ou votre parcours.