Membre Du Secrétariat

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire
**Qui recrute ?**:
Police grand-ducale

**Missions**:

- Assurer un accueil physique et téléphonique;
- Gérer les courriers et les dossiers;
- Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
- Assurer le suivi des dossiers dans le logiciel CORRES respectivement JDA;
- Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
- Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
- Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
- Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
- Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et/ou des membres de l’unité;
- Préparer les réunions;
- Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
- Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
- Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
- Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, VESTA, SAP, OT, PGAT, JDA, PIC etc.);
- Assurer la mise à jour des listings;
- Gérer certains droits d’accès;
- Etablir des statistiques;
- Compiler et mettre à jour la documentation interne;
- Préparer des notes internes;
- Retranscription de documents ou autres;
- Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
- Participer à l’organisation de certains évènements;
- Effectuer des recherches;
- Traitement des demandes du MinJu en matière de la législation sur les armes;
- Traitement et suivi des enquêtes administratives IGP;
- Gestion du courrier / des dossiers des directeurs centraux;
- Gestion, dispatching et archivage des Notes de service;
- Gestion, dispatching et archivage des avis de constatation CSA;
- Point de contact unique pour le MAINT/ Ministre;
- Point d’entrée unique pour les dossiers relevant de l’IGP;
- Point de contact / d’entrée du courrier des administrations et ministères, dispatching des dossiers
- depuis le SECGEN;
- Point de contact dans le domaine des Freisener Gespräche;
- Organisation des festivités (logistique et communication/ invitations);
- Assistance au délégué à l’archivage.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention;
- Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus pour les membres policiers du secrétariat de l’EP);
- Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
- Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office;
- Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise.

**Compétences comportementales**
- Polyvalence et très bons moyens d’adaptation aux diverses tâches du service;
- Rigueur et précision;
- Savoir gérer les priorités et urgences;
- Suivre les instructions et procédures;
- Savoir travailler de façon autonome et en équipe;
- Avoir des compétences d'organisation, de planification et de structuration.

**Conditions d’admission**:
**Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.**

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.