Secrétaire de Direction

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Inspection du travail et des mines

**Missions**:

- Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de l’administration afin de contribuer au bon déroulement des dossiers traités.
- Accueil et information de premier niveau des personnes concernées et des administrations:

- Accueil téléphonique et physique;
- Gestion et suivi des courriels.
- Assister le chef de service dans l’organisation du service:

- Préparation et mise en forme des décisions pour le directeur;
- Envoi des décisions aux personnes concernées.
- Gestion et suivi des dossiers:

- Réceptionner les demandes;
- Contrôler les demandes et vérifier si les pièces justificatives sont complètes;
- Encoder les données dans la base de données et la tenir à jour;
- Préparer et transmettre les demandes aux parties prenantes.
- Organiser des réunions:

- Établir l'ordre du jour;
- Préparer et envoyer les dossiers aux parties prenantes.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Compétences métiers:

- Législations et réglementation:

- Connaître la législation et la réglementation de l'administration.
- Procédures internes/méthodologie:

- Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
- Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel.
- Aptitudes techniques:

- Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.
- Compétences support:

- Applications bureautiques:

- Savoir travailler avec Word, Excel et Outlook.
- Logiciels spécifiques:

- Connaître les outils informatiques et d'informations mis en place par l'administration et l'utilisation qui en est faite en vue de pouvoir garantir le respect de la protection des données.
- Matériel et outillage:

- Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.
- Compétences langues:

- Compétences écrites:

- Luxembourgeois;
- Allemand;
- Français;
- Anglais.
- Compétences orales:

- Luxembourgeois;
- Allemand;
- Français;
- Anglais.

**Compétences comportementales**
- Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
- S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
- Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

**Diplômes**

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A2.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.