Administrative Assistant

il y a 2 semaines


Kirchberg, Luxembourg University of Luxembourg Temps plein

**Your Role...**
Provide proactive and high-level office management and ensure a well-organized day-to-day functioning for Faculty of Law Economics and Finance. Build and maintain a relationship built on trust, to enable management to operate in an effective and efficient manner. Able to anticipate or recognize issues and refer them immediately to the right person for resolution.
- Provide day-to-day assistance and support to the Department of Law (DL), ensuring administrative and organizational matters are carried out in a confidential and efficient manner
- Receive, prioritize, handle and forward incoming communication to the right person within the organization
- First contact point for visitors
- Organize and plan internal and external meetings, events and professional trips
- Prepare and contribute to internal reporting and presentations for the entity
- Coordinate purchase orders, follow up invoices and reimbursement of expenses
- Distributing, and administrating office supplies, marketing material, IT equipment, books, furniture
- Support and/or manage activities related to the inventory process

**Qualifications...**
- Bachelor/Secretarial degree and/or first experience in a comparable role
- Fluent in English, French and/or German
- Excellent communication skills
- Excellent organizational and prioritizing skills with attention to detail and accuracy
- High level competency of standard IT tools
- Proactive, reliable, open mindedness and diplomatic with the ability to work in a fast-paced international academic environment
- Ability to adapt to a multicultural and multilingual environment

**In Short...**
- Contract Type: Contrat à durée déterminée 18 Mois
- Work Hours: Part Time 20.0 Heures par Semaine
- Location: Kirchberg
- Job Reference: UOL05787

In particular, we offer:

- An exciting international and multilingual research environment
- Personal workspace

**How to apply...**
Applications should be submitted online and include:

- Curriculum Vitae
- Cover letter

**About us...**
The **Faculty of Law, Economics and Finance **offers three Bachelor programmes, four Master programmes of Management and Economics and six Masters of Laws (LL.M.), as well as several continuing education courses. It also includes the Doctoral School in Law and the Doctoral School in Economics and Finance. Around **2,500 students **from **90 different nationalities** are enrolled at the Faculty. Academic staff from 18 different nationalities teach at the Faculty, supported by practitioners from the field, visiting scholars and guest professors. Rooted in Luxembourg but with a **European and international outlook**, the Faculty counts three departments:

- Department of Law
- Department of Economics and Management (DEM)
- Department of Finance

Teaching and research benefit from the proximity of the European institutions, Luxembourg’s world-class financial centre ranked second in the world in investment fund asset domicile, and its vibrant business community. Institutional and private sector partnerships, sponsored Chairs, and a growing network of international partner universities make the FDEF a **vibrant academic hub within the University at the heart of Europe**.
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- Addresses, maps & routes to the various sites of the University

Job Reference: UOL05787


  • Assistant social

    il y a 2 semaines


    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Office national de l'accueil Missions Procéder aux entretiens de prise en charge donnant droit aux aides financières et sociales de l'ONA : Préparer les documents nécessaires à l'entretien, Accueillir et mener l'entretien avec le demandeur de protection internationale, Expliquer le cadre des aides octroyées...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: La mission du STATEC - Institut national de la statistique et des études économiques - consiste à fournir aux décideurs publics et privés ainsi qu’aux citoyens un service public d’information statistique de haute qualité. Nous nous engageons à produire des statistiques, des analyses et des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Ministère de la Mobilité et des Travaux publics - Département de la mobilité et des transports - Direction des transports aériens **Missions**: - Gestion administrative (réception, rédaction, gestion et expédition du courrier; - Etablir des dossiers et mettre en forme des...


  • Kirchberg, Luxembourg Elysis Temps plein

    La maison de soins Elysis située à Luxembourg-Kirchberg recrute pour entrée immédiate: **1 Assistant(e) - Ressources Humaines - CDI - 40 ou 32h /semaine** **Votre profil**: *** - Être titulaire minimum d’un DAP/CATP administratif et commercial ou détenteur du certificat de fin d’études secondaires dans le régime technique - Détenteur d’une...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 jour


    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Service Logements abordables **Missions**: - Rédaction de comptes-rendus de réunions; - Rédaction de correspondances administratives, recommandations et avis; - Assurer une assistance au niveau du service courrier; - Tenir à jour des données dans des fichiers ou des bases de données; - Prendre des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Ministère du Logement **Missions**: - Préparation de toutes sortes de courriers, de messages électroniques, de notes, et autres selon les instructions données; - Rédaction de rapports de réunions; - Mise en page de documents; - Classement et archivage; - Accueil des participants aux réunions; -...

  • Assistant social

    il y a 2 semaines


    Luxembourg-Kirchberg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Office national de l'accueil Missions Procéder aux entretiens de prise en charge donnant droit aux aides financières et sociales de l’ONA : Préparer les documents nécessaires à l’entretien, Accueillir et mener l’entretien avec le demandeur de protection internationale, Expliquer le cadre des...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Assister à l'organisation quotidienne des tâches: - Préparer l'organisation pratique de réunions, manifestations, conférences etc. - Assurer les tâches de secrétariat: - Planifier et organiser les rendez-vous et réunions; -...


  • Kirchberg, Luxembourg Veolia Temps plein

    En horaires postés (matin/après midi) , vous êtes l'interface entre le client et les techniciens de maintenance. Vous assurez le suivi « tickets » (suite au demande de travail) de leur création à leur résolution en documentant plusieurs logiciels et en téléphonant aux techniciens. Vous communiquez par mail, les synthèses journalières liées à...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Accueillir le public de l’ONA au guichet : assurer le bon fonctionnement et l’état des lieux des guichets d’accueil, la préparation des dossiers de la journée, le suivi des rendez-vous, la permanence guichet bihebdomadaire en fonction des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Accueillir le public de l’ONA au guichet : assurer le bon fonctionnement et l’état des lieux des guichets d’accueil, la préparation des dossiers de la journée, le suivi des rendez-vous, la permanence guichet bihebdomadaire en fonction des...


  • Kirchberg, Luxembourg Veolia Temps plein

    En horaires postés (matin/après midi) , vous êtes l’interface entre le client et les techniciens de maintenance. Vous assurez le suivi « tickets » (suite au demande de travail) de leur création à leur résolution en documentant plusieurs logiciels et en téléphonant aux techniciens. Vous communiquez par mail, les synthèses journalières liées...


  • Luxembourg-Kirchberg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire Qui recrute ? Juridictions administratives Missions Elaborer et accompagner des projets de digitalisation; Conduite d’analyses fonctionnelles; Modélisation des fonctionnalités et des exigences; Participation aux spécifications techniques; Suivi des développements; Gestion de l’assurance...